Industrie hôtelière — Meilleures pratiques d’inventaire et d’achat pour réduire les coûts alimentaires dans vos hôtels

Hotel procurement best practices

La maîtrise des coûts alimentaires est essentielle pour la rentabilité des hôtels.

Évidemment, dites-vous ? Bien sûr, le calcul est simple : recettes – CoGS = résultat net.

Mais si vous vous êtes déjà retrouvé dans les tranchées du F&B d’un hôtel, vous savez que ce simple calcul équivaut en réalité à une guérilla sanglante contre les pourcentages croissants des coûts alimentaires.

Dans cet article, je vous montrerai comment une plateforme dédiée à la restauration – associée à une attention particulière portée à la gestion des stocks et aux pratiques d’achat de votre hôtel – vous aidera à faire face à vos problèmes de coûts alimentaires.

Et vous aurez besoin de cette attention particulière car notre adversaire est une bête à plusieurs têtes.

Les F&B représentent la seconde source de revenus la plus importante du secteur de l’hôtellerie restauration. Malheureusement, les coûts connexes sont difficiles à suivre (trop d’éléments variables), ce qui rend difficile pour les employés d’atteindre leurs objectifs lorsqu’ils supervisent l’approvisionnement hôtelier.

Ajoutez à cela les problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement, la flambée des prix des aliments et les difficultés continues à surveiller les activités du Back of House (et du personnel), et vous comprendrez pourquoi le pourcentage du coût des aliments — ou peut-être plus précisément, le contrôle des processus de cuisine comme l’approvisionnement, la gestion des stocks et la production – est un point sensible pour les professionnels des F&B dans le secteur hôtelier.

Surtout si vous devez tout gérer manuellement.

(À titre d’information, si vous vous trouvez aux prises avec des feuilles de calcul Excel chaque jour, alors sachez qu’une plateforme de gestion de F&B automatise tout ce qui précède. Sur simple pression d’un bouton, le logiciel s’occupera de la facturation, des bons de commande et du calcul des chiffres, ce qui vous permettra d’avoir une vision pratique, adaptée à vos activités, comme avec l’identification de ceux qui commandent toujours trop d’œufs pour le buffet du petit-déjeuner.)

Après avoir lu ceci, vous repartirez en sachant :

  • la raison pour laquelle la réalisation ou la rupture de votre activité de F&B dépend de la première étape de votre processus d’inventaire (et comment vous assurer de toujours bien faire les choses);

  • comment optimiser les achats F&B de votre hôtel afin de ne commander que ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin (et avec la bonne qualité au bon prix);

  • comment les responsables de F&B en hôtellerie (comme vous) bénéficient d’une plateforme de source unique de données fiables qui leur permet de contrôler et de minimiser les coûts des aliments dans l’ensemble de leurs opérations de F&B.

Qu’en dites-vous? Vous êtes prêt à réduire à néant la hausse du coût des aliments ?

Examinons tout ça d’un peu plus près

Les Managers en F&B de Smart Hotels connaissent parfaitement leurs entrées/sorties de stock…

… car s’ils ne le font pas, ils finissent par perdre de l’argent.

Je vais vous expliquer le pourquoi du comment :

Votre restaurant américain moyen a une facture de coût de déchets alimentaires d’environ 41 000€ par an. Cela se traduit par 112€ de déchets chaque jour.

De plus, les employés du restaurant volent environ 33 000$ de marchandises chaque année dans un seul restaurant. Cela représente environ 90€ par jour.

Quand on simplifie un peu le calcul, on obtient ce gaspillage + vol = 200€ par restaurant.

Maintenant, lorsque votre objectif principal est de maintenir vos coûts alimentaires à un minimum – et que vous avez des dizaines d’établissements de F&B à votre nom en tant que Manager des F&B de la chaîne hôtelière – pouvez-vous vous permettre de perdre des milliers d’euros par jour à cause du gaspillage et du vol ?

Ca n’est pas possible.

Ces coûts « cachés » rongent tellement votre marge bénéficiaire qu’ils peuvent vous mettre dans le rouge, surtout pendant la basse saison.

C’est là qu’intervient un système robuste de gestion et de contrôle des stocks de F&B en hôtellerie. Voici comment vous devriez le configurer pour éviter ces trous liés aux déchets et au vol :

modèle d'inventaire des stocks d’approvisionnement hôtelier
C’est simple : les stocks réguliers sont essentiels pour le contrôle des coûts des aliments dans les hôtels.
  • Un inventaire exact – assurez-vous que votre stock d’ouverture soit exact dès le départ. De cette façon, vous ne reporterez pas les erreurs d’il y a des mois et travaillerez avec des données fiables. (Accédez à notre modèle d’inventaire ici)
  • Procédures de relevé d’inventaire échelonnables – notez TOUTES les étapes de votre procédure d’inventaire. Quand le stock est-il compté ? Comment ? Où est-il enregistré ? Combien de personnes participent au processus ? Qui doit avoir accès aux données? Suivez ce qui suit à la lettre.
  • Éducation et formation des employés – Mettez à l’essai votre nouveau système dans un seul établissement pour commencer. Demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires, puis mettez-le en œuvre et testez-le de nouveau. Une fois que vous avez réglé les problèmes, présentez-le à l’échelle de l’organisation. Prévoyez du temps de formation pour tous les établissement et employés.

  • Enregistrement quotidien de toutes les actions d’inventaire – enregistrement de toutes les actions d’inventaire de votre personnel (achats, stock créé dans, transferts, casse…). De cette façon, vous obtiendrez un aperçu du stock de chaque emplacement (sans avoir à faire d’inventaire quotidien).
  • Des vérifications ponctuelles régulières des stocks – faites ces deux calculs – le ratio de rotation des stocks (RTI) et les jours de ventes en stocks (DSI) – pour avoir une idée de l’état général de vos stocks. Votre RTI doit se situer entre 4 et 8 – tout ce qui est inférieur ou supérieur signifie que vous devez peaufiner vos achats.
  • Mesures fondées sur les renseignements obtenus grâce à l’inventaire – utilisez vos données d’inventaire pour prendre de meilleures décisions. Une fois que vous saurez où les déchets se produisent dans votre inventaire / préparation / ou mise à l’assiette, vous pourrez élaborer votre jeu de gestion des déchets alimentaires pour limiter les frais.

Restaurant hôtel Contrôle des stocks de déchets alimentaires
Assurez-vous que TOUS les mouvements de stocks sont consignés de façon uniforme.

Pour faire simple : si vous avez la possibilité de vous engager à compter les stocks de manière hebdomadaire dans tous les établissements F&B de votre affaire hôtelière, vous pourrez gagner entre 2 et 10 % de plus sur votre résultat net. Il est question ici de milliers ou de dizaines de milliers de personnes chaque semaine, selon la taille de votre entreprise. Et ces économies augmenteront à mesure que vous peaufinerez tout votre processus.

Si cela vous convient, cliquez sur le lien ci-dessous pour lire notre guide sur la gestion des stocks.

… et ils gèrent un budget d’approvisionnement en F&B serré

Le processus d’approvisionnement dans l’industrie hôtelière offre de nombreuses opportunités d’optimisation et d’économies.

Pourtant, beaucoup de directeurs de F&B d’hôtel le traitent comme une pensée après coup, qui se traduit par une myriade d’erreurs d’approvisionnement coûteuses. Des choses comme les commandes non centralisées qui ne profitent pas des gros volumes ou l’absence d’un système d’enchères pour trouver les meilleurs fournisseurs. Ou des formulaires d’approvisionnement flous qui génèrent des erreurs de livraison et de réception.

Examinez de près le cycle d’approvisionnement de votre hôtel et, s’il comporte des ambiguïtés ou des lacunes, modifiez-le pour qu’il respecte les bonnes pratiques du secteur énumérées ci-dessous :

  • Écrivez vos politiques et procédures d’approvisionnement hôtelier – décrivez comment vous vous attaquez à vos achats et pourquoi vous le faites de cette façon. Clarifiez les procédures afin que tout le monde puisse les suivre.
  • Achetez pour répondre à la demande globale – c’est ici que tous vos efforts d’inventaire seront récompensés. Une fois que vous aurez mis de l’ordre dans votre stock — et que vous aurez établi des niveaux équivalents d’ingrédients pour chaque article — vous saurez exactement quand commander quelque chose pour que rien ne soit pas gaspillé.
  • Passez un contrat avec des fournisseurs qui vous conviennent — testez et évaluez la qualité, le prix et la livraison de vos fournisseurs. Respectez ceux qui vous conviennent (par exemple : pas besoin d’avoir la meilleure qualité, mais juste la qualité qui convient pour vos recettes). Visez à avoir deux ou trois vendeurs pour vos principales catégories (viande, produits laitiers et produits), et une poignée de vendeurs spécialisés.

  • Codifiez et standardisez vos formulaires de commande – créez des formulaires de commande détaillés qui vous permettent de vérifier la quantité, la qualité, la taille des colis et les prix.
  • Portez une attention toute particulière à la réception et à l’entreposage. Ne laissez pas passer les livraisons défectueuses. Choisissez un préposé à la réception pour tous vos points de livraison. Il sera en charge de vérifier toutes les livraisons par rapport au bon de commande et retournera les articles qui ne sont pas à la hauteur des attentes.
  • Vérifiez toutes les factures et tous les paiements – assurez une coordination avec votre service de comptabilité pour vérifier régulièrement toutes les factures et tous les paiements.

Pour savoir comment apporter votre pierre à l’édifice aux approvisionnements en F&B de l’hôtel, cliquez sur le lien ci-dessous et lisez notre guide sur le sujet.

Gérez facilement les stocks de F&B et les approvisionnements de votre hôtel

Je sais, je sais…

Reprendre touts vos notes et déterminer ce que vous devez faire pour déterminer votre stock et l’approvisionnement nécessaire c’est BEAUCOUP de travail, n’est-ce pas ?

C’est normal, ça l’est vraiment.

Pourtant, c’est ce que vous devez faire si vous voulez que les restaurants et les cafés de votre hôtel deviennent rentables.

Je vais vous confier un secret, cependant — il y a moyen de faire tout cela plus facilement…

  • sans passer vos journées et vos nuits dans les calculs et les analyses ;
  • sans s’embrouiller avec des feuilles de calcul déroutantes que l’on doit transmettre (et que l’on perd tout le temps !) ;
  • sans avoir à appeler des dizaines de personnes chaque semaine pour obtenir les meilleurs chiffres possibles.

Et vous y arriverez en construisant votre unique source de données fiables – une plateforme BoH basée sur la perspicacité. Elle vous aidera à éliminer toutes les estimations de l’équation ; avoir une réelle emprise sur votre stock, et commencer à planifier vos achats rapidement et avec précision.

Hôtel unique source de données fiables achats de F&B
Apicbase est une source unique de données fiables pour vos F&B. Les différents services sont synchronisés et connectés à l’écosystème numérique hôtelier.

Pour couronner le tout, vous aurez un système en place qui facilite la communication et le partage de données. Cela garantira que tous vos services sont synchronisés lorsqu’il s’agit de tout ce qui concerne la gestion de la nourriture et des boissons de vos hôtels.

Logiciel de gestion f&b Apicbase pour les hôtels

Gardez le contrôle sur les cuisines de votre hôtel

Il existe une façon plus efficace de gérer le F&B dans les groupes hôteliers qu’avec des feuilles de calcul Excel.

Avec le logiciel de gestion F&B, vous et vos équipes obtenez une vue à 360° des menus, des approvisionnements, des stocks et des indicateurs clés de performance (KPI).

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