Hotelsector: voorraad- en inkoop best practices om de foodcost in je hotels te verlagen en F&B-activiteiten minder tijdrovend te maken

Hotel procurement best practices

Het opvolgen van foodcost is essentieel voor de winstgevendheid van een hotel.

Logisch, zeg je? Zeker, de rekensom is zelfs eenvoudig: inkomsten – kosten = winst.

Maar als je ooit in de loopgraven van hotel F&B gezeten hebt, dan weet je dat deze eenvoudige rekensom in werkelijkheid neerkomt op een bloedige guerrillaoorlog tegen stijgende foodcostpercentages.

In deze post toon ik hoe een gespecialiseerd back-of-house-platform, in combinatie met een sterke focus op het voorraadbeheer en de inkooppraktijken van je hotel – je helpt om de uitdagingen rond foodcostbeheer aan te pakken.

En die scherpe focus zullen we nodig hebben, want onze tegenstander is een veelkoppige monster.

F&B is de op één na belangrijkste inkomstenbron in de horeca. Het probleem is dat de hieraan verbonden uitgaven lastig zijn om in de gaten te houden (heel veel bewegende onderdelen), waardoor het voor de medewerkers die toezien op de inkoop van hotels moeilijk is om hun doelstellingen te halen.

Voeg daar logistieke problemen aan toe, stijgende voedselprijzen en aanhoudende moeilijkheden om de back-of-house-activiteiten (en het personeel) te overzien, en je begrijpt waarom het foodcostpercentage (en het beheer van complexe keukenprocessen zoals inkoop, voorraadbeheer en productie) F&B-professionals in de hotelsector in een moeilijke uitgangspositie plaatst.

Dat geldt eens te meer als ze enkel gewapend met pen en papier ten strijde moeten trekken. 

(Btw, als je nog altijd met Excel ligt te ploeteren, weet dan dat een F&B management platform al het bovenstaande automatiseert. Met één druk op de knop zorgt de software voor de stuklijsten, de inkooporders en al het rekenwerk. Plus, het biedt inzicht in de activiteiten, zoals aanduiden wie er altijd te veel eieren bestelt voor het ontbijtbuffet).

Nadat je dit artikel gelezen hebt, zul je weten:

  • waarom het succes van je F&B-bedrijf afhangt van de eerste stap van je inventarisatieproces (en hoe je ervoor kunt zorgen dat je dat altijd goed doet);

  • hoe je de F&B-inkoop van je hotel optimaliseert, zodat je alleen bestelt wat je nodig hebt en wanneer je het nodig hebt (met de juiste kwaliteit voor de juiste prijs);

  • hoe F&B-managers in hotels voordeel halen uit een single-source-of-truth-platform waarmee ze de foodcost en hun F&B-activiteiten kunnen beheersen.

Wat denk je, klaar om die stijgende food cost in de kiem te smoren?

Laten we er even dieper op ingaan.

Slimme hotel F&B-managers kennen hun inventaris door en door… 

…want, als dat niet het geval is, lopen ze uiteindelijk geld mis.

Bekijk deze berekening en je weet genoeg:

Een gemiddeld restaurant in de VS verspilt ongeveer €41.000 aan voedsel per jaar. Dat vertaalt zich naar €112 foodwaste per dag.

Bovendien stelen werknemers jaarlijks voor ongeveer €30.000 aan producten uit één enkel restaurant. Dat is ongeveer €90/dag.

Als we dat een beetje vereenvoudigen, dan blijkt dat verspilling + diefstal = €200 per restaurant/dag.

Als het je doel is om de foodcost tot een minimum te beperken – en je hebt als manager van een hotelketen tientallen F&B-locaties onder je beheer – kun je het je dan veroorloven om duizenden euro’s per dag te verliezen aan verspilling en diefstal?

Neen, en waarom zou je ook. Het zijn vermijdbare kosten.

Deze ‘verborgen’ kosten slokken zoveel van je winstmarge op dat de cijfers in het rood kunnen duiken zonder dat je het beseft, vooral tijdens het laagseizoen.

Om dat tegen te gaan is een degelijk F&B-voorraadbeheer en -beheersysteem aan de orde. Volgende elementen mogen niet aan je werkingsvoorschriften ontbreken:

hotel inkoop voorraad telling sjabloon
Het is simpel: regelmatige voorraadtellingen zijn essentieel om de foodcost in hotels te bedwingen.
  • Nauwkeurige tellingen – zorg ervoor dat je tellingen vanaf het begin kloppen. Zo draag je geen fouten over die maanden geleden zijn gemaakt en werk je niet met foutieve gegevens. (Gebruik onze template voor voorraadtellingen in restaurants)

  • Schaalbare inventarisatieprocedures — schrijf ALLE stappen van je inventarisatieprocedure op. Wanneer wordt de voorraad opgemeten? Hoe? Waar wordt het geregistreerd? Hoeveel mensen zijn bij het proces betrokken? Wie moet toegang kunnen krijgen tot de gegevens? Volg dit nauwkeurig op.

  • Opleiding en training van werknemers – test je nieuwe systeem uit op één locatie. Vraag om feedback van je werknemers, pas deze toe, en test het opnieuw. Zodra je de plooien gladgestreken hebt, introduceer je het systeem over het hele bedrijf. Trek tijd uit voor de opleiding van alle locaties/medewerkers.

  • Dagelijkse registratie van alle handelingen in de inventaris – registreer elke handeling die je personeel doet (aankopen, ingeslagen voorraad, overdrachten, breuk…). Zo heb je in één oogopslag een overzicht van de voorraad op elke locatie (zonder dagelijkse tellingen te moeten doen)

  • Regelmatige inventariscontroles — gebruik deze twee berekeningen – inventory turnover ratio (ITR) en days’ sales in inventory (DSI) – om een idee te krijgen van de algemene toestand van je inventaris. Je ITR moet tussen 4 en 8 liggen – alles eronder of erboven betekent dat je je inkoop moet bijstellen.

  • Actie op basis van voorraadinzichten – gebruik je voorraadgegevens om betere bedrijfsbeslissingen te nemen. Als je eenmaal weet waar de verspilling optreedt in je inventaris, bereiding of garnering, kun je het voedselafvalbeheer aanscherpen om de gaten te dichten.

Restaurant hotel voedselverspilling inventaris beheer
Zorg ervoor dat ALLE voorraadbewegingen op een uniforme manier geregistreerd worden.

Tip uit het e-book hieronder: wie wekelijks een stocktelling uitvoert voor de F&B-locaties in je hotels, kan tot 10% aan de winst toevoegen. We hebben het hier over duizenden tot tienduizenden euro’s per week, afhankelijk van de grootte van je bedrijf. Bovendien zullen deze winsten alleen maar toenemen naarmate je processen verbeteren.

Als dat goed klinkt, klik dan op de link hieronder om onze ultieme gids over voorraadbeheer te lezen.👇

Winstgevende hotels voeren een strikt inkoopbeleid

Het inkoopproces in de horeca biedt veel ruimte voor optimalisatie en kostenbesparing. 

Toch behandelen veel F&B-managers in hotels het als een bijkomstigheid, wat leidt tot dure inkoopfouten. Zaken als niet-gecentraliseerde bestellingen die geen voordeel halen uit grote volumes. Of niet beschikken over een biedingssysteem om de gunstigste leveranciers te vinden. Of vage inkoopformulieren die leiden tot fouten bij levering en ontvangst.

Neem de inkoopcyclus van je hotel onder de loep. Als er onduidelijkheden of gaten in zitten, richt hem dan opnieuw in zodat hij de hieronder opgesomde best practices volgt:

  • Noteer het inkoopbeleid & -procedures van je hotel – geef aan hoe je je inkopen benadert en waarom je het op die manier doet. Schep duidelijkheid rond procedures, zodat iedereen ze kan opvolgen.

  • Doe aankopen om aan de totale vraag te voldoen – dit is waar al je inspanningen hun vruchten zullen afwerpen. Zodra je je voorraadkamers op orde hebt – en je voor elk ingrediënt de basisniveaus hebt ingesteld – weet je precies wanneer je iets moet bestellen, zodat er niets verloren gaat.

  • Sluit contracten met leveranciers die bij je passen – test en evalueer je leveranciers op kwaliteit, prijs, en levering. Werk met degenen die goed bij je passen (je hoeft niet de beste kwaliteit te hebben – alleen de kwaliteit die geschikt is voor je recepten). Streef naar 2-3 leveranciers voor je hoofdcategorieën (vlees, zuivel, en groenten), en een handvol gespecialiseerde leveranciers.

  • Codeer & standaardiseer je bestelformulieren – maak gedetailleerde bestelformulieren waarmee je de hoeveelheid, kwaliteit, verpakkingsgrootte, en prijzen kunt controleren.

  • Let op de ontvangst en opslag – laat foutieve leveringen niet ongemerkt aan je voorbijgaan. Duid een ontvangstbediende aan op al je leveringspunten. Die zal alle leveringen toetsen aan de bestelbon en artikelen die niet in orde zijn terugsturen.

  • Controleer alle facturen en betalingen – overleg met je boekhoudafdeling om alle facturen en betalingen regelmatig te dubbelchecken.

Om te weten hoe je de F&B-inkoop van hotels meester wordt, tik je op de onderstaande link om onze ultieme gids hierover te lezen.

Zo vereenvoudig je voorraadbeheer en inkoop in je hotelsrestaurants

Ik weet het…

Eens je beseft wat er allemaal nodig is om de voorraad en inkoop van hotelrestaurants op orde te krijgen, lijkt het HEEL VEEL werk?

Dat komt omdat het ook zo is.

Toch moet het gebeuren als je wilt dat de restaurants en koffiebars van je hotel blijven renderen.

Maar ik zal je een geheim verklappen – er bestaat namelijk een manier om het gemakkelijk te maken;

  • zonder dat je dag en nacht wordt bedolven onder berekeningen en analyses;

  • zonder dat je door verwarrende spreadsheets hoeft te ploeteren;

  • zonder elke week tijd te verliezen omdat je tientallen mensen moeten bellen om de juiste cijfers te krijgen.

Het wordt allemaal veel makkelijker met een single source of truth. Dit is een datagestuurd BoH-platform. Het zal je helpen om al het giswerk te elimineren; een grip te krijgen op je voorraad en je inkopen nauwkeurig en snel in te plannen.

Hotel single source of truth F&B inkoop
Apicbase is een single source of truth voor F&B. Alle afdelingen zijn gesynchroniseerd en verbonden met het technologische ecosysteem van het hotel.

Bovendien beschik je dan over een systeem waarbinnen de communicatie gestroomlijnd is en data probleemloos gedeeld kan worden tussen verschillende software-systemen. Zo zorg je ervoor dat alle hoteldepartementen 100% op elkaar zijn afgestemd.

Apicbase f&b beheer software voor hotels

Bewaar de controle over je hotelkeukens

Er bestaat een efficiëntere manier om F&B in een hotelgroep te managen dan met Excel.

Met software voor F&B-beheer hebben jij en je teams een 360°-overzicht op de menu’s, inkoop, voorraden en KPI’s.

Gelijkaardige artikels

Neem de activiteiten in handen,
houd de kosten laag & de kwaliteit hoog

Register Now For The Podcast

It’s free. If you can’t be there, please register anyway. We’ll send you the recording afterwards.