Gestion des stocks et de l’approvisionnement pour les restaurants ayant plusieurs établissements (ou « Comment augmenter votre résultat net jusqu’à 10 % en quelques mois »)

Pour la plupart, gérer du F&B pour un restaurant multi-établissements est exaltant. C’est une course. Vous commencez à suer à partir du moment où vous faites face à la première galère de livraison le matin jusqu’au moment où vous vous avachissez, le soir, sur votre canapé pour regarder la table du chef sur Netflix.

C’est super…

MAIS…

Être la personne responsable de la gestion de plus de 10 établissements F&B est également ultra stressant.

A s’inquiéter de l’augmentation des coûts des aliments, du niveau des marges sur les plats, de la rentabilité globale.

Pas facile, pas vrai ?

Mais que se passerait-il si je vous disais qu’il y a quelques choses simples que vous pouvez commencer à faire dès aujourd’hui qui a) empêcheront votre tension artérielle de grimper en flèche chaque jour, et b) ajouteront du beurre aux épinards sur le résultat net de votre affaire ?

Pas mal, n’est ce pas ?

Alors poursuivez votre lecture et vous découvrirez :

• pourquoi il est essentiel de se concentrer sur la première étape du processus de gestion des stocks pour maîtriser le coût des aliments ;
  

• comment optimiser vos achats de F&B pour que le personnel ne commande que ce dont il a besoin (et quand il en a besoin) ;
  

• pourquoi le fait de travailler avec une seule source (back-of-house) transformera la façon dont vous faites votre travail (économie de temps et d’argent).

Vous êtes prêt à commencer à réduire en miettes le pourcentage élevé du coût des aliments que vous avez? 

C’est parti !

Les Managers de F&B des chaînes de restaurants connaissent leurs niveaux d’inventaire OU…

… ils observent avec horreur l’écart entre les coûts théoriques et réels des aliments qui ne cesse d’augmenter. Lorsque le coût des aliments augmente de façon incontrôlable, votre marge bénéficiaire disparaît.

Donc, vous ne voulez certainement pas que cela se produise.

La meilleure chose que vous pouvez faire dans un restaurant multi-établissements (ou toute opération de F&B) pour conserver votre coût des aliments stable est ne pas jouer votre niveau de stocks à l’oreille.

Pourquoi ?

Parce que quand vous jouez à l’oreille, des fausses notes comme celles-ci se produisent :

• vos déchets alimentaires ne cessent d’ augmenter. Par exemple, un restaurant américain moyen gaspille environ 41 000 $ de nourriture par an (soit environ 112 $ par jour).

• vos employés ont les doigts collants. Je n’aime pas dire des choses comme ça, mais… les gens volent. Vos employés sont des personnes. Par conséquent… Ce « petit problème » peut finir par vous coûter environ 90 $ par jour par restaurant.

Maintenant, votre affaire peut-elle ignorer 200 $ par jour par emplacement? (Lorsque vous exploitez dix établissements, cela représente 60 000 $ par mois.)

Effectivement, je ne pense pas…

C’est là que votre système de gestion et de contrôle des stocks F&B entre en jeu. Une fois que vous l’aurez installé (et que vous vous y serez collé), vous pourrez régler le problème des déchets et de chapardage qui drainent votre résultat net.

Voici ce qu’un système de gestion des stocks de F&B dans les chaînes de restauration doit couvrir :

• Counts, counts and more counts — focus on accurate counts from the get-go. When you know what you’re working with each and every day, controlling and ordering against par becomes that much easier. (Grab our stock count template here for free).

• Notez votre procédure de prise d’inventaire — si elle est écrite, il vous sera plus facile de ne pas manquer d’étape. Ce sera également plus facile de la reproduire dans un nouvel établissement. Et ce sera plus facile de minimiser les erreurs.
  

• Formez vos employés – chaque employé doit connaître l’importance du comptage avec exactitude, même s’il ne s’agit pas de ceux qui le font régulièrement. Ils doivent pouvoir le réaliser si besoin. Si vous mettez en œuvre un nouveau système d’inventaire, testez-le dans un seul endroit, obtenez des commentaires, ajustez ce qui doit être ajusté, puis déployez-le à l’échelle de l’exploitation.
  

• Consignez toutes les actions d’inventaire — tout est consigné — les achats, les entrées de stocks, les sorties de stocks, les transferts, etc. De cette façon, vous savez ce qui est disponible dans chaque établissement sans avoir à faire de comptage quotidien.

• Faites une vérification ponctuelle de vos stocks au besoin – familiarisez-vous avec les calculs du ratio de rotation des stocks (RTI) et des jours de ventes en stocks (DSI). Ces calculs vous aideront à évaluer l’état général de votre inventaire et à déterminer si une vérification plus approfondie est nécessaire.
  

• Utilisez les données de l’inventaire pour prendre de meilleures décisions — ne recueillez pas de données pour le plaisir de le faire — et utilisez-les pour avoir une incidence positive sur vos résultats financiers. Si vous pouvez trouver la source des déchets dans votre exploitation, vous pourrez peaufiner votre jeu de gestion des déchets alimentaires pour les éliminer (et réduire votre coût des aliments).

Et oui, vous chargez un peu votre travail ici. Et il va vous falloir du temps pour mettre en marche tous ces systèmes et procédures.

Mais voilà ce qu’il en est…

Si vous vous engagez à compter les stocks hebdomadaires pour tous vos établissements, vous ajouterez jusqu’à 10 % à votre résultat net. Pas mal pour 30 minutes de travail supplémentaire chaque lundi matin, non ?

Quand vous serez prêt à apprendre comment mieux gérer les stocks de F&B dans votre restaurant multi-établissements, appuyez sur le lien ci-dessous et consultez notre guide sur la gestion des stocks.

Best Practices: It All Comes Down to Your F&B Purchasing Decisions

La vraie raison pour laquelle vous devriez être obsédé par votre inventaire dans un restaurant multi-établissements est la suivante : si vous ne connaissez pas vos niveaux d’inventaire réels, vous ne serez jamais en mesure de peaufiner vos approvisionnement en F&B, les faisant passer d’un centre de coûts à un centre de création de valeur.

Le processus d’approvisionnement offre de nombreuses occasions d’accroître ses revenus.

Cela dit, la plupart des Managers de F&B dans des chaînes de restaurants le traitent comme une sorte de « chose à faire qui n’est plus à faire ». Et bien sûr, cette attitude entraîne beaucoup d’erreurs d’approvisionnement coûteuses.

Si vous voulez avancer, vous feriez mieux d’arrêter de faire ça. Vous devriez également considérer vos approvisionnements comme une activité commerciale de base (ce qui est le cas) et suivre les bonnes pratiques du secteur au moment de la mise en place :

• Notez vos SOP et procédures – sachez comment vous achetez votre stocks de F&B et pourquoi vous le faites de cette façon. Ce type d’éclairage des processus vous permettra a) de mettre rapidement à niveau les nouveaux gestionnaires de l’approvisionnement et b) d’évaluer de nouvelles possibilités de fournisseurs.

• Achetez seulement pour répondre à la demande — établissez des niveaux de parité et utilisez les prévisions de la demande pour acheter seulement ce dont vous avez besoin — ni plus ni moins. C’est à ce moment là que le fait de connaître votre inventaire à l’envers rapporte dix fois plus.
  

• Des contrats avec des fournisseurs pour tous les produits — oui, même pour des choses comme le sucre, le sel et l’huile. Lorsque vous effectuez une opération de F&B à plusieurs unités, la commande en vrac vous permet d’obtenir les meilleurs prix possibles. Profitez ainsi d’un avantage à commander en grosses quantités.
  

• Peaufinez vos formulaires de commande – assurez-vous qu’ils sont détaillés sans être accablants. Les formulaires de commande doivent indiquer clairement la quantité, la qualité, la taille des colis et les prix.

• Améliorez votre processus de livraison – vérifiez tout ce qui est livré dans vos établissements (ou dans votre unité de stockage centrale). Refusez les articles qui ne correspondent pas au bon de commande (mauvaise quantité, emballage ou prix).
  

• Vérifiez les factures – à la fin de chaque mois, travaillez avec votre service de comptabilité pour vérifier les factures et les paiements. Assurez-vous que vous ne payez que pour ce qui a été livré.

L’approvisionnement pour une affaire de F&B multi-établissements peut rapidement se transformer en un gâchis incontrôlable. Pour la plupart des Managers. Mais pas pour vous. Surtout si vous suivez les conseils présentés dans notre guide d’approvisionnement pour les chaînes de restaurants. Continuez — cliquez sur le lien ci-dessous et lisez-le.

Prêt à dompter la gestion des stocks et l’approvisionnement en F&B dans votre exploitation multi-établissements ?

Voilà ce qu’il en est…

Je sais que vous examinez ces listes de choses à faire et que vous vous dites : « Ouf, c’est beaucoup de travail ! »

Et c’est le cas.

C’est beaucoup de travail de tout faire manuellement ou (***tremblements***) au moyen de feuilles de calcul.

So how about I let you in on a secret? A secret that allows shrewd F&B managers (check our client stories) to handle inventory and procurement management twice as fast and ten times as accurate?

(Roulement de tamboure et tapis rouge si vous en avez un à portée de main.)

Ce dont vous avez besoin dans votre vie, c’est d’Apicbase, une plateforme BoH qui sera votre seule source de données pour tout ce qui concerne la gestion des stocks et l’approvisionnement. Oubliez d’appeler les Managers pour obtenir les numéros dont vous avez besoin. Oubliez de passer au crible les feuilles de calcul pour trouver vos chiffres. Laisse tomber les devinettes.