Horecabedrijven met meerdere vestigingen hebben het soms moeilijk om op alle locaties operational excellence te bereiken. Voor maximaal succes is het cruciaal om consistent te zijn, de kosten in toom te houden en op gegevens gebaseerde beslissingen te nemen. Deze uitdagingen kunnen echter worden overwonnen door gebruik te maken van geavanceerde technologieën en innovatieve strategieën.
In dit artikel bespreken we de voordelen van een gecentraliseerd voorraadbeheer, de optimalisatie van het menu, de standaardisatie van de personeelstrainingen en nog veel meer. Ontdek hoe het krachtige platform van Apicbase alle tools biedt om je activiteiten te optimaliseren, de verspilling tegen te gaan en je winsten te stimuleren.
Wat is horecabeheer?
Het horecabeheer, vaak ook F&B-management genoemd, omvat het toezicht op de bedrijfsvoering van allerlei horecabedrijven. Dit omvat onder meer restaurants, hotels, cateringbedrijven en andere horecaondernemingen. Het is hierbij vooral de bedoeling dat klanten een positieve ervaring hebben en van lekker eten, uitstekende service en een gezellige sfeer kunnen genieten.
Het horecabeheer omvat diverse taken, zoals de menuplanning, het voorraadbeheer, de inkoop, de keukenbeheer en de klantenservice. Managers moeten hierbij hun culinaire vaardigheden verzoenen met hun commercieel vernuft om winstgevend te blijven, zich aan de voorschriften voor voedselveiligheid te houden en de nieuwste trends in de sector op te volgen.
Hoe Gaat Horecabeheer in zijn Werk?
Om een effectief horecabeheer te garanderen en de klant een uitstekende ervaring te bieden, moeten verschillende aspecten van het bedrijf op elkaar worden afgestemd. Elk van deze elementen speelt een cruciale rol in het algehele succes van horecabedrijven.
Menuplanning
De menuplanning is een cruciaal aspect van het horecabeheer. Hierbij moet een aantrekkelijk menu worden samengesteld dat bovendien rekening houdt met de beschikbaarheid van ingrediënten, seizoensgebondenheid en eventuele dieetvoorkeuren.
Een efficiënte menuplanning zorgt niet alleen voor tevreden klanten, maar heeft ook een directe invloed op het voorraad- en kostenbeheer. Door nauwkeurige voorspellingen van de vraag te doen en de correcte porties te berekenen, kunnen managers eventuele verspilling tot een minimum beperken en de inkoop optimaliseren.
Bovendien staat een goed gestructureerd menu garant voor consistente kwaliteit en presentatie, een positieve eetervaring en ondersteunt het de financiële gezondheid van de zaak.
Keukenbeheer
Met een effectief keukenbeheer zorg je ervoor dat alle de keukens zo efficiënt en consistent mogelijk te werk gaan. Dit omvat het toezicht op de bereiding, presentatie en kwaliteitscontrole. Een effectief beheer neemt de strengste hygiëne- en veiligheidsnormen in acht en staat zo garant voor eten en service van de hoogste kwaliteit.
Door de workflows te optimaliseren en gebruik te maken van de nieuwste technologische systemen, kunnen managers alle taken efficiënter beheren, de voorraden opvolgen en de prestaties van meerdere vestigingen in de gaten houden. Deze holistische benadering verhoogt de efficiëntie en bevordert de training en ontwikkeling van het personeel, wat uiteindelijk leidt tot een betere ervaring voor de klant en betere financiële prestaties.
Financieel en kostenbeheer
Als horecabedrijven rendabel willen blijven, moeten ze een uitstekend financieel beheer voeren en de kosten in de hand houden. Financiële managers moeten hierbij de budgetten beheren, de kosten van de ingrediënten in de hand houden en regelmatig de financiële prestaties analyseren.
Digitale tools bieden actuele inzichten in de food cost, verkooppatronen en financiële gezondheid van het restaurant, zodat deze managers op gegevens gebaseerde beslissingen kunnen nemen. Door de kassasystemen te koppelen aan de voorraad- en boekhoudsoftware krijgen managers de mogelijkheid om de financiële processen te optimaliseren, nauwkeurige begrotingen op te stellen en de algehele kostenefficiëntie te verhogen.
Inkoopbeheer
Het inkoopbeheer optimaliseert de toeleveringsketen en zorgt ervoor dat alle goederen en diensten zo efficiënt, voordelig en tijdig mogelijk worden ingekocht. Managers moeten hierbij de mogelijke leveranciers beoordelen, onderhandelen over de prijzen en alle inkoop- en voorraadgegevens nauwkeurig bijhouden.
Op basis van een doeltreffend inkoopbeheer kan men de vraag voorspellen, nauwkeurige inkooporders genereren en de actuele voorraadniveaus opvolgen. Deze aanpak beperkt voedselverspilling tot een minimum, voorkomt overschotten in de voorraad en staat garant voor consistente voorraadniveaus.
Omdat het inkoopbeheer duidelijke inzichten en rapporten over de inkoop verschaft, worden de kosten in de hand gehouden en wordt de algehele bedrijfsefficiëntie verhoogd.
[Gratis PDF] Inkoopgids voor restaurants met meerder vestigingen
In dit e-book voor de horeca vind je de beste tactieken en richtlijnen die managers van restaurants helpen om betere inkoopbeslissingen te nemen.
Personeelstraining en -beheer
Om bekwaam personeel te ontwikkelen en optimale prestaties te leveren, moet het personeel goed worden opgeleid en beheerd. Het personeelsbeheer omvat het aannemen, opleiden en begeleiden van personeel, zoals bijvoorbeeld kelners, barmannen en keukenpersoneel.
Hierbij moeten managers ervoor zorgen dat het personeel voldoende bedreven is in zaken als voedselveiligheid, klantenservice en andere essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering. Door doorlopende opleidingsmogelijkheden aan te bieden, zorg je ervoor dat de lat hoog blijft liggen en dat het personeel gemotiveerd blijft.
Doeltreffend personeelsbeheer houdt ook in dat je dienstroosters opmaakt, de loonadministratie doet en personeelsproblemen onmiddellijk aanpakt. Door erkennings- en ontwikkelingsprogramma’s te bieden, creëer je een gemotiveerd en competent team.
Naleving van de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften
Om maximale hygiëne en veiligheid te kunnen garanderen, moeten horecabedrijven alle relevante gezondheids- en veiligheidsvoorschriften naleven. Hieronder vallen regelmatige inspecties, de juiste bewaartechnieken en strikte hygiënepraktijken om door voedsel overgedragen ziekten te voorkomen en de consument te beschermen.
Daarnaast moeten managers ook de beveiliging van gegevens en privacy garanderen door strikte normen voor gegevensbeveiliging in acht te nemen, zoals bijvoorbeeld de SOC II Type 2-compliance. Met deze certificering wordt gegarandeerd dat systemen die klantgegevens verwerken veilig en betrouwbaar zijn en voldoen aan de strengste normen op het gebied van gegevensbeveiliging.
Uitdagingen in het Horecabeheer van Bedrijven met Meerdere Vestigingen
Het beheer van meerdere horecagelegenheden gaat gepaard met enkele unieke uitdagingen die een efficiënte bedrijfsvoering kunnen belemmeren.
Een van die uitdagingen is het behoud van de consistentie in alle filialen. Elke vestiging heeft mogelijk andere bedrijfsprocedures, apparatuur en zelfs culturele verschillen, waardoor het een hele uitdaging is om een uniforme ervaring te bieden. Ook de coördinatie van de communicatie tussen de verschillende vestigingen is een aanzienlijke uitdaging, die vaak tot vertragingen en miscommunicatie leidt als er niet adequaat wordt ingegrepen.
Daarom is de standaardisatie van alle processen cruciaal om een consistente bedrijfsvoering, veiligheidsprotocollen en klantenservice te garanderen. Omwille van de unieke karakteristieken van elke locatie en de lokale regelgeving is het echter een hele uitdaging om deze standaarden te implementeren.
Andere belangrijke uitdagingen zijn:
- Communicatie: Ervoor zorgen dat er er effectief gecommuniceerd wordt tussen de verschillende locaties om eventuele vertragingen en fouten te voorkomen.
- Gegevensbeheer: Ongeordende gegevens beheren die verspreid zijn over meerdere bestandsformaten.
- Kostenbeheer: De food cost nauwkeurig bijhouden en in de hand houden terwijl de prijzen blijven fluctueren.
- Voorraadbeheer: Overschotten en tekorten voorkomen die te wijten zijn aan handmatige voorraadtellingen.
- Naleving van de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften: Strikte normen en gegevensbeveiliging in stand houden.
Om deze uitdagingen te overwinnen, moeten managers strategische oplossingen doorvoeren die de efficiëntie en onderlinge samenhang van alle vestigingen bevorderen.
Strategieën voor de Optimalisatie van het Horecabeheer
Om met succes meerdere vestigingen te beheren en de meest voorkomende uitdagingen het hoofd te bieden, moeten er doeltreffende strategieën worden geïmplementeerd. Hieronder bespreken we enkele methoden om het horecabeheer te optimaliseren.
Centralisatie van het voorraadbeheer
De centralisatie van het voorraadbeheer houdt in dat alle voorraadgegevens in één systeem worden samengebracht. Dit systeem verschaft actuele informatie over de voorraadniveaus, de gegevens van leveranciers en de omloopsnelheid van de voorraden, en dat allemaal vanuit één centrale plek. Deze aanpak optimaliseert de de bedrijfsvoering, beperkt menselijke fouten tot een minimum en helpt managers om strategische beslissingen te nemen.
In bedrijven met meerdere vestigingen zorgt een gecentraliseerd systeem voor meer consistentie en precisie in het voorraadbeheer, waardoor de kans op fouten en tekorten afneemt. Het systeem zorgt bovendien voor een betere traceerbaarheid en controle, waardoor het eenvoudiger wordt om optimale voorraadniveaus aan te houden en verspilling tegen te gaan.
Met een systeem als Apicbase, dat moeiteloos aan de kassasystemen wordt gekoppeld en de voorraadupdates automatiseert, kunnen managers moeiteloos de exacte voorraadniveaus bijhouden. De voorraadbeheersoftware van Apicbase verkleint de kloof tussen de reële en theoretische voorraad, genereert nauwkeurige inkooporders en houdt alle bewegingen in de voorraad bij, wat in alle vestigingen de efficiëntie bevordert en kosten bespaart.
Download de ultieme gids voor efficiënt voorraadbeheer voor restaurants met meerdere vestigingen
Een handleiding voor horecaprofessionals die hun voorraad beter willen beheren.
Verfijning van de menu-engineering
Met menu-engineering wil men de winstgevendheid optimaliseren door strategische keuzes te maken bij het de samenstelling en prijsbepaling van de menu-items. Door de populariteit en het rendement van de gerechten te analyseren, kunnen managers beslissen welke items gepromoot, aangepast of geëlimineerd moeten worden. Door de meest winstgevende en populaire artikelen duidelijk in beeld te brengen, zullen klanten de juiste aankopen doen.
Aangezien het menu-aanbod wordt afgestemd op de voorkeuren van de klant en de huidige trends, is een praktijkgerichte menu-engineering van cruciaal belang voor het horecabeheer. Het helpt om te bepalen welke gerechten het meeste opbrengen, zodat je de prijs, portiegrootte en ingrediëntenselectie kunt aanpassen om het rendement te verhogen.
De menu-engineering tools van Apicbase ondersteunen dit proces door verkoopgegevens en receptkosten op te nemen. Het platform verschaft actuele inzichten in de prestaties van elk gerecht, zodat managers hun menu’s kunnen optimaliseren op basis van nauwkeurige gegevens. Functies zoals kostenbeheer, analyse van verkooptrends en waarschuwingen met betrekking tot de winstmarges garanderen dat elk menu-item zowel winstgevend als aantrekkelijk is.
Standaardisatie van trainingsprogramma’s
Door de trainingsprogramma’s te standaardiseren zorg je ervoor dat alle medewerkers in verschillende vestigingen dezelfde protocollen volgen en de beste prestaties leveren. Een eenduidig trainingsprogramma voorziet het personeel van de nodige vaardigheden en kennis om de bedrijfsnormen in stand te houden, nieuwe medewerkers efficiënter in te werken en uniforme procedures te waarborgen.
Consistente trainingen zijn cruciaal om de kwaliteit van de service en de efficiëntie van de bedrijfsvoering te handhaven. Goed opgeleide medewerkers kunnen beter omgaan met de klanten, houden zich aan de gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen en bereiden de gerechten op een consistente manier, wat de ervaring van de klant ten goede komt.
Apicbase ondersteunt dit met software voor receptbeheer die de keukenteams in verschillende vestigingen op elkaar afstemt. Het platform biedt gecentraliseerde toegang tot ingrediëntenlijsten, recepten, bereidingen en instructies voor de presentatie, wat de consistentie alleen maar ten goede komt. Het systeem bevordert bovendien de communicatie, zodat het personeel altijd toegang heeft tot de nieuwste trainingsmaterialen en updates.
Vraagvoorspelling en gegevensanalyse
Om goed geïnformeerde beslissingen te kunnen nemen moet je kunnen vertrouwen op vraagvoorspellingen en gegevensanalyses. Omdat de toekomstige verkoop wordt voorspeld op basis van historische gegevens, kunnen managers hun voorraad, personeelsbezetting en inkoop beter inplannen, wat de verspilling beperkt en de efficiëntie verhoogt.
Een nauwkeurige vraagvoorspelling leidt tot optimale voorraadniveaus en voorkomt zowel overschotten als tekorten. Hierdoor worden de middelen efficiënt toegewezen, hetgeen de efficiëntie en de tevredenheid van de klant ten goede komt.
Apicbase’s software voor vraagvoorspelling werkt met AI-gestuurde analyses om nauwkeurige voorspellingen te maken over de toekomstige vraag. De software kan naadloos worden geïntegreerd met kassasystemen en actuele voorraadgegevens, waardoor de inkoop zo nauwkeurig mogelijk verloopt en de food cost afneemt. Dankzij de slimme technologie beschikt elk restaurant over de juiste ingrediënten in de juiste hoeveelheden, hetgeen de winstmarges maximaliseert en verspilling tegengaat.
Upgrade je tech stack
Met technologische systemen kunnen alle aspecten van het horecabeheer geoptimaliseerd worden. Een goed geïntegreerde tech stack zorgt voor een efficiëntere bedrijfsvoering, elimineert menselijke fouten en biedt een uniform systeem voor het voorraadbeheer, de verkoop en het personeelsbeheer.
Met een eenduidig platform worden alle gegevens gecentraliseerd, zodat de communicatie en coördinatie tussen de verschillende vestigingen vlekkeloos verloopt. Deze integratie verschaft actuele updates en inzichten, wat het voorraadbeheer, de vraagvoorspelling en de personeelsoptimalisatie vereenvoudigt.
Apicbase is een compleet systeem waarin kassasystemen, voorraadbeheer en databases met leveranciers worden samengebracht. Omdat het actuele gegevens en analyses verschaft voor alle vestigingen, staat deze integratie garant voor een vlekkeloze bedrijfsvoering, lagere kosten en een hoger rendement.
Duurzaamheidspraktijken implementeren
De implementatie van duurzaamheidspraktijken is essentieel voor horecabedrijven die ook op de lange termijn succesvol willen zijn. Duurzame praktijken zijn niet alleen goed voor het milieu, maar vergroten ook de efficiëntie en het rendement.
Het terugdringen van voedselverspilling is een cruciale duurzaamheidsstrategie. Restaurants die een verspillingslogboek bijhouden kunnen bepaalde patronen identificeren en analyseren, zodat managers strategieën kunnen toepassen om deze verspilling tot een minimum te beperken en de efficiëntie te verhogen. Deze aanpak verlaagt niet alleen de kosten, maar draagt ook bij aan de milieudoelstellingen.
De functies die Apicbase biedt, zoals bijvoorbeeld het voorraadbeheer en de vraagvoorspelling, ondersteunen deze inspanningen op het gebied van duurzaamheid, aangezien ze het gebruik van grondstoffen optimaliseren en onnodig afval voorkomen, wat uiteindelijk tot een duurzamere en rendabelere bedrijfsvoering leidt.
Apicbase Optimaliseert het Horecabeheer
Om het horecabeheer in de vingers te krijgen, moeten er op strategische wijze technologische systemen worden geïntegreerd die de activiteiten optimaliseren, de consistentie verbeteren en het rendement verhogen. Door te vertrouwen op gegevensgestuurde inzichten voor het voorraadbeheer, de optimalisatie van menu’s en de training van het personeel, kan men zo efficiënt en duurzaam mogelijk te werk gaan.
Apicbase biedt een uitgebreid platform dat alle essentiële functies samenbrengt, de meest actuele gegevens verschaft en naadloos integreert met de bestaande systemen. Deze integrale formule verhoogt de efficiëntie van de bedrijfsvoering, ondersteunt de inspanningen op het gebied van duurzaamheid en verlaagt de kosten.
Honderden klanten hervormen hun bedrijfsvoering met Apicbase.
Vraag een demo aan en ontdek het zelf.
