De Ultieme Gids voor Voorraadbeheer in Restaurants – Hoe Restaurants met Meerdere Vestigingen de Voedselverspilling en Kosten tot Een Minimum Beperken

Je food cost met 10% verlagen en tegelijkertijd verse gerechten van topkwaliteit serveren? Dit is allemaal mogelijk met een efficiënt voorraadbeheer.

Volgens een onderzoek van POS- provider TouchBistro geeft 58% van de ondernemers in de horeca aan dat de stijgende voorraadkosten hun grootste financiële last vormen. Je bent dus niet de enige die deze kosten in de hand wil houden. Het goede nieuws? Met een efficiënt voorraadbeheer kun je 2 tot 10% extra winst genereren. Dit is een verbetering die de financiële gezondheid van je bedrijf aanzienlijk kan verbeteren.

In deze gids vind je bovendien alles wat je nodig hebt om degelijke protocollen te ontwikkelen, de inkoop te optimaliseren en de voorraadniveaus en verkoopprestaties nauwkeurig in de gaten te houden.

In dit artikel bespreken we onder meer:

• Wat is voorraadbeheer voor restaurants?
• Belangrijke terminologie met betrekking tot voorraadbeheer
• Waarom voorraadbeheer van essentieel belang is in de horeca
• 14 manieren om kosten te besparen bij het voorraadbeheer
• Voorraadbeheer in restaurants: een casestudy
• 5 bevoorradingskwesties die je alleen aan het licht brengt met gegevensanalyses
• Hoe til je je voorraadbeheer naar een hoger niveau?
• 10 redenen waarom restaurants met meerdere vestigingen kiezen voor Apicbase

Ontdek samen met ons hoe we het voorraadbeheer zo efficiënt, schaalbaar en betrouwbaar mogelijk kunnen maken.

Wat Is Voorraadbeheer voor Restaurants?

Het voorraadbeheer in restaurants omvat het bestellen, bewaren, traceren en beheren van alle benodigde etenswaren en dranken. Hierbij worden de hoeveelheid en de kosten van de ingrediënten opgevolgd terwijl verspilling, bederf en diefstal tot een minimum worden beperkt.

Een doeltreffend voorraadbeheer zorgt ervoor dat je restaurant altijd over de benodigde artikelen beschikt om tegemoet te komen aan de vraag van klanten, zonder dat er overschotten of tekorten optreden. Dit levert bovendien waardevolle gegevens op, zoals bijvoorbeeld de reële food cost, wat je nadien kunt gebruiken om je menuprijzen te bepalen, de inkoop aan te passen en je leveranciers te beheren.

Een doeltreffend voorraadbeheer stelt restaurants in staat om de kosten te beperken, de efficiëntie en de winstmarges te verhogen en de tevredenheid van de klanten op peil te houden.

Kleinere horecabedrijven gebruiken vaak spreadsheets voor deze taken, terwijl grotere en complexere bedrijven hiervoor vertrouwen op geavanceerde software voor voorraadbeheer.

De basiselementen van voorraadbeheer zijn onder andere:

• De opvolging van de voorraadniveaus: Hierbij houdt je alle producten in de voorraad, hun houdbaarheidsdatums en hun bestelpunten bij, zodat je steeds perfect weet hoeveel er op voorraad is.
• De PAR-niveaus en bestelpunten instellen: De minimale en maximale voorraadniveaus vormen de limieten van je voorraden. Als je deze niveaus goed instelt, houd je voldoende voorraad aan om aan de vraag te voldoen zonder dat er een overschot is, wat doorgaans tot meer afval en hogere kosten leidt. Als je bijvoorbeeld te veel bederfelijke artikelen zoals groenten op voorraad hebt, resulteert dat vaak in bederf en financiële verliezen.
• Vraagvoorspelling analyseert de historische verkoopgegevens om een nauwkeurige voorspelling van de toekomstige vraag te maken. Daarmee optimaliseer je de voorraadniveaus en voorkom je zowel overschotten als tekorten. Grotere horecabedrijven gebruiken hiervoor gespecialiseerde software voor vraagvoorspelling.
• Periodieke voorraadtellingen: Door regelmatig fysieke voorraadtellingen te doen houd je de correcte voorraadniveaus aan en kun je tijdig eventuele afwijkingen identificeren. Deze afwijkingen kunnen dan meteen worden verholpen en vermijd je overschotten of tekorten in de voorraad.
• Leveranciersbeheer: Goede relaties opbouwen met je leveranciers is van wezenlijk belang als je tijdige leveringen wilt verzekeren.
• Technologie: Software voor voorraadbeheer fungeert als een betrouwbare assistent die automatisch de voorraden bijhoudt en de kans op fouten tot een minimum beperkt. Hiermee wordt je voorraadbeheer efficiënter en nauwkeuriger, waardoor je restaurant- en keukenmanagers meer tijd krijgen om zich op andere aspecten van het restaurant te richten.
• Personeel opleiden: Door alle medewerkers te trainen in optimaal voorraadbeheer zorg je ervoor dat iedereen op één lijn zit, waardoor voorraden steeds nauwkeurig worden bijgehouden.

Waarom Voorraadbeheer van Essentieel Belang Is in de Horeca

Waarom zijn kaarten en kompassen zo belangrijk voor bergbeklimmers?

Zonder kaarten zouden ze namelijk van punt A naar punt B moeten navigeren via gevaarlijke rotswanden, steile afgronden en verraderlijke paden. Op dezelfde manier worden restauranthouders geconfronteerd met uitdagingen als overschotten, tekorten, verspilling en diefstal. Hun kaart en kompas is een goed voorraadbeheer. Daarmee kunnen ze alle problemen doeltreffend aanpakken.

Voorraadbeheer houdt niet alleen de voorraden bij, maar levert ook waardevolle gegevens op – het is zelfs een ware goudmijn. In een interview op The Food Service Growth Show zei Peter Schimpl, VP Digital & IT bij L’Osteria het volgende: “Voorraadbeheer draait niet alleen om de verwerking van het eten en drinken. Voorraadbeheer verschaft ons meetbare gegevens en geeft ons meer zekerheid over de cijfers.”

Één van de belangrijkste cijfers is de reële food cost, die je nauwkeurig kunt bepalen met een doeltreffend voorraadbeheer. Dit cijfer is cruciaal in de berekening van de variantie in de food cost – het verschil tussen je theoretische en reële food cost. Deze variantie zou idealiter nul moeten bedragen, wat betekent dat je verwachte kosten perfect overeenkomen met je reële kosten, zonder enig verlies.

Hoewel een variantie van nul niet realistisch is, moet er bij een variantie van meer dan 2% wel een alarmbel gaan rinkelen. Dit wijst er namelijk op dat er winst weglekt door bepaalde kwesties als overbevoorrading, te grote porties, diefstal of andere problemen. Hierbij is nader onderzoek aangewezen. Hoe groter de variantie, hoe meer geld er wordt verspild.

Door de kloof tussen de reële en theoretische kosten te verkleinen, kunnen restaurants hun financiële beheersmaatregelen en algehele prestaties optimaliseren. Uit een recente casestudy bleek bijvoorbeeld dat Bright Kitchen, een bedrijf dat een aantal dark kitchens beheert, zijn food cost met 8% verlaagde dankzij een doeltreffend voorraadbeheer. Met deze boost in de winst werd het succes en de toekomst van het bedrijf veilig gesteld.

Om te zien hoe een efficiënter voorraadbeheer de winst verhoogt, moeten we enkele berekeningen maken. In dit eenvoudige voorbeeld wordt duidelijk welk effect een verlaging van de food cost heeft op je totale winst.

Beginsituatie:

• Omzet: 3.000.000
• Initiële food cost: 990.000 (33% van de omzet)
• Personeelskosten: 1.250.000
• Vaste kosten: 360.000

Initiële winstberekening:

• Initiële winst: Omzet – (Food cost + Personeelskosten + Vaste kosten)
• Initiële winst: 3.000.000 – (990.000 + 1.250.000 + 360.000) = 400.000

Na de toepassing van een efficiënter voorraadbeheer:

• Reductie van de food cost: 8% van de oorspronkelijke food cost
• Bedrag van de reductie: 990.000 * 0,08 = 79.200
• Nieuwe food cost: 990.000 – 79.200 = 910.800

Nieuwe winstberekening:

• Nieuwe winst: Omzet – (Nieuwe food cost + Personeelskosten + Vaste kosten)
• Nieuwe winst: 3.000.000 – (910.800 + 1.250.000 + 360.000) = 479.200

Effect op de winst:

• Toename van de winst: Nieuwe winst – Initiële winst
• Toename van de winst: 479.200 – 400.000 = 79.200
• Procentuele toename van de winst: (Toename van de winst / Initiële winst)*100
• Procentuele toename van de winst: (79.200 / 400.000)*100 = 19,8%

Adequaat voorraadbeheer en analyses leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. In dit voorbeeld leidde een reductie van 8% in de food cost tot een besparing van 79.200 euro, waardoor de winst van het restaurant met 19,8% toenam. Dit is een aanzienlijke toename van het rendement. Als deze kostenbesparingen consequent worden doorgevoerd, zou dat neerkomen op 950.400 euro per jaar, wat rechtstreeks bijdraagt aan de nettowinst.

Download de ultieme gids voor efficiënt voorraadbeheer voor restaurants met meerdere vestigingen

Een handleiding voor horecaprofessionals die hun voorraad beter willen beheren.

Download nu je gratis exemplaar!

De Voordelen van Voorraadbeheer in Restaurants

Als het voorraadbeheer in je restaurants naar behoren werkt, gebeuren er zes dingen:

• Overschotten worden tot een minimum beperkt.
• Het verbruik wordt gemonitord om de toekomstige vraag te voorspellen.
• Nieuwe voorraden worden tijdig besteld om tekorten te voorkomen.
• De voorraadniveaus worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat er steeds voldoende voorraad is.
• De reële food cost wordt berekend ter ondersteuning van het financieel beheer.
• De verplaatsingen van eten, drank en andere voorraden tussen de filialen worden geregistreerd.

Hierdoor kun je:

1. Een dieper inzicht verwerven in de algehele gezondheid van je bedrijf

De variantie in de food cost is een belangrijke factor om te bepalen of een bedrijf het goed doet, stabiel is of het moeilijk heeft. Zoals eerder besproken meet dit cijfer het verschil tussen de theoretische en de reële food cost over een bepaalde periode. Om de reële food cost te berekenen, moeten er nauwkeurige voorraadprocedures worden toegepast.

De variantie geeft aan hoe goed de managers de voorraad bijhouden en de budgetten in acht nemen. Een grote variantie zou kunnen wijzen op problemen zoals onnodige verspilling, diefstal, te grote porties of slechte inkoopbeslissingen. Deze leiden allemaal tot een hogere food cost en verloren winsten.

2. De kosten van verkochte goederen verlagen

In de horeca zijn het voorraadbeheer en de kosten van verkochte goederen (COGS) nauw met elkaar verweven. COGS omvat de rechtstreekse productiekosten van de verkochte artikelen, zoals de ingrediënten, dranken en andere benodigdheden. COGS wordt berekend aan de hand van de volgende formule:

COGS = Beginvoorraad + Ingekochte voorraad – Eindvoorraad

Zoals je ziet is een nauwkeurige opname van de voorraad aan het begin en het einde van elke periode van cruciaal belang.

Met een doeltreffend voorraadbeheer beperk je onnodige uitgaven tot een minimum, bijvoorbeeld uitgaven aan ingrediënten die geen inkomsten genereren. Het zorgt er ook voor dat alle ingrediënten optimaal worden benut, zodat er minder dure spoedaankopen worden gedaan en voorraadtekorten worden voorkomen. Als gevolg daarvan daalt de COGS, terwijl de brutowinstmarge stijgt. Dit betekent dat een hoger percentage van de omzet als winst wordt behouden, wat de financiële gezondheid en weerbaarheid van het restaurant ten goede komt.

3. Overschotten en tekorten voorkomen

Te veel voorraad leidt tot verspilling en legt beslag op het kostbare kapitaal, terwijl te weinig voorraad er al snel voor zorgt dat populaire artikelen opraken en klanten teleurgesteld moeten worden.

De perfecte balans vind je alleen met effectief voorraadbeheer. Als je regelmatig controleert wat je precies gebruikt en wat je in voorraad hebt, kun je tijdig bijbestellen en vermijd je overschotten die kunnen bederven. Op die manier houd je niet alleen je klanten tevreden, maar beperk je ook verspilling en voorkom je dat je kapitaal opgesloten zit in nutteloze voorraden.

4. Voedselverspilling tot een minimum beperken

Voedselverspilling is een groot probleem voor veel restaurants en is niet alleen schadelijk voor de winst, maar ook voor het milieu. Omdat eten en drinken snel bederven en de verkoop soms niet te voorspellen is, zitten restaurants vaak opgescheept met ongebruikte voorraden.

Een goed voorraadbeheer lost dit probleem op door een duidelijk beeld te schetsen van de voorraadniveaus en de voorraadrotatie. Zo kunnen restaurants precies de juiste hoeveelheden bestellen en zorgen ze ervoor dat alle ingrediënten worden gebruikt voordat ze bederven. Met bepaalde hulpmiddelen, zoals variantierapporten, zie je het verschil tussen hoeveel eten er wordt aangekocht en hoeveel er daadwerkelijk wordt gebruikt. Hiermee worden overschotten vermeden en porties geoptimaliseerd. In deze context is vraagvoorspelling ook heel nuttig. Dit systeem voorspelt hoeveel eten je in de toekomst nodig hebt, zodat restaurants precies genoeg kunnen bestellen om aan de vraag te voldoen.

Als restaurants bovendien de voorraden van elke vestiging kennen, kunnen ze die intern verplaatsen naar het filiaal dat er het meeste behoefte aan heeft. Zo maakt het bedrijf optimaal gebruik van wat het al in huis heeft.

3. Strategische besluitvorming bevorderen

Dankzij efficiënt voorraadbeheer wordt giswerk vermeden. Nu ze over nauwkeurige gegevens beschikken, kunnen restaurants betere beslissingen nemen en betere prestaties leveren.

Als men bijvoorbeeld weet welke ingrediënten het meest worden gebruikt en de prijs van deze artikelen goed in de gaten wordt gehouden, kunnen restaurants hun menu’s nog beter bijstellen. Deze kennis versterkt ook de positie van het inkoopteam tijdens onderhandelingen met leveranciers. Als het menu is afgestemd op specifieke ingrediënten, worden er grotere volumes besteld, waardoor er betere prijzen en gunstige voorwaarden kunnen worden bedongen.

Bovendien kunnen managers hun inkoopbeleid aanpassen op basis van de verkoopgegevens, zodat ze minder bestellingen hoeven te plaatsen voor artikelen die niet goed verkopen. Op basis van de gegevens over de kosten en het gebruik van bepaalde ingrediënten kunnen chef-koks nauwkeurige aanpassingen maken aan de menuprijzen, zodat de gerechten de juiste prijs krijgen en de winst wordt veiliggesteld.

6. De winstmarges verhogen

Voorraadbeheer is essentieel om de kosten in de hand te houden en de winstmarges van restaurants te verhogen. Het verschaft namelijk een duidelijk beeld van het belangrijkste bezit van een horecabedrijf: het eten. Het stelt ondernemers in staat om de inkoop te optimaliseren, verspilling tot een minimum te beperken, de efficiëntie te verhogen en effectieve planningen te maken.

Terwijl de front-of-house activiteiten bijdragen aan de omzet, is voorraadbeheer essentieel om de winsten te verhogen – de ultieme maatstaf voor succes.

14 Manieren om Kosten te Besparen bij het Voorraadbeheer

Nu we de belangrijkste voordelen van doeltreffend voorraadbeheer hebben besproken, gaan we over op de praktische aspecten.

De bedrijfsvoering van restaurants wordt al snel een zooitje. Er zijn veel variabelen – mensen, prijzen, vraag, beschikbaarheid van producten – en een flink aantal daarvan is moeilijk te beheersen. Daarom is het essentieel om eventuele problemen met de voorraad meteen aan te pakken, zodat ze niet escaleren.

Let op veelvoorkomende problemen zoals:

• Diefstal
• Foute porties
• Verspilling en bederf
• Schade tijdens de verwerking
• Foutieve plaatsing of etikettering
• Technische storingen (bijvoorbeeld een POS-verbinding die niet meer werkt)
• Fouten bij de invoer van gegevens of slecht beheer van de voorraadgegevens
• Tekortkomingen en misverstanden in de administratie en communicatie tussen medewerkers.
• Fraude of fouten van leveranciers (bijv. leveringen die niet overeenstemmen met de inkooporders of facturen)

Dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Waar begin je te zoeken?

Dit zijn zeer subtiele kwesties die vaak niet eens al een probleem worden beschouwd. Ze kunnen je activiteiten lange tijd onopgemerkt blijven belemmeren voordat ze uiteindelijk aan het licht komen.

Maar moeilijk betekent niet altijd onmogelijk.

Door de jaren heen hebben we met talloze supply chain managers, horecamanagers, voorraadbeheerders en operationeel managers gesproken. Op basis van hun inzichten hebben we een lijst samengesteld met best practices voor voorraadbeheer in restaurants.

Dit is de lijst:

1. Gebruik een geïntegreerde software voor voorraadbeheer: Kies voor een robuuste software, zoals Apicbase, die alle elementen met elkaar verbindt: je kassasysteem, voorraad, inkoop en leveranciersdatabases. Zo zie je onmiddellijk de actuele voorraadniveaus en gebruikspatronen, automatiseer je de nabestellingen en beschik je over gedetailleerde analyses voor een betere besluitvorming.
   
   Op deze manier vermijd je fouten bij de invoer van gegevens, verloopt de communicatie met de verschillende afdelingen soepeler, signaleer je sneller eventuele tegenstrijdigheden en elimineer je de foutieve verwerking van voorraadrapporten.
2. Implementeer zowel periodieke als doorlopende technieken voor voorraadbeheer: Kies voor zowel periodieke (regelmatige voorraadtellingen) als doorlopende (permanente opvolging via softwaresystemen) voorraadtechnieken.
   
   Met deze gecombineerde aanpak zijn je gegevens altijd correct en worden problemen vroegtijdig gesignaleerd, zodat fouten bij de invoer van gegevens en diefstal worden tegengegaan.
3. Zorg dat de procedures in alle filialen gestandaardiseerd zijn: Zorg ervoor dat al je filialen dezelfde procedures volgen. Denk bijvoorbeeld aan First In, First Out (FIFO) voor voorraadrotatie en aan de manier waarop artikelen worden ontvangen, opgeslagen, geteld en gerapporteerd. Op die manier wordt verspilling geminimaliseerd, worden de oudere voorraad het eerst gebruikt, worden de voorraden op verschillende locaties op dezelfde manier verwerkt en worden betrouwbare gegevens gegenereerd.
   
   Wanneer alle procedures gestandaardiseerd zijn, kan het voorraadbeheer in de verschillende vestigingen worden vergeleken en beter worden bijgesteld.
4. Standaardiseer de recepten en porties: Gebruik overal dezelfde recepten en porties. Dit houdt niet alleen de kosten in de hand, maar zorgt ook voor meer consistentie, waardoor de voorraadvoorspelling en inkoop nauwkeuriger worden. Standaardrecepten en -porties beperken bovendien het aantal fouten bij de portieverdeling.
   
   Met de receptendatabase van Apicbase standaardiseer je bijvoorbeeld je recepten en automatiseer je de berekening van de food cost, de samenstelling van de voedingswaarden en de vermelding van de allergenen voor alle vestigingen.
5. Maak je menu minder ingewikkeld en gebruik ingrediënten op verschillende manieren: Vereenvoudig je menu en gebruik dezelfde ingrediënten in meerdere gerechten. Als je minder ingrediënten gebruikt, wordt het voorraadbeheer eenvoudiger, zodat je minder hoeft weg te goeien en je personeel gemakkelijker kan worden opgeleid.
   
   Bovendien verlaag je zo de kans op tekorten en verhoog je de kans op groothandelskortingen bij elke bestelling. Eenvoudigere menu’s leiden tot minder afval en een effectiever voorraadbeheer.
6. Train het personeel regelmatig: Het is essentieel om het personeel regelmatig bij te scholen. Leer je personeel hoe ze de voorraad het beste kunnen beheren en hoe ze effectief gebruik kunnen maken van voorraad- en inkoopsoftware. Toon ze hoe je de gegevens invoert, hoe ze de voorraden moeten verwerken en hoe ze schade kunnen voorkomen. Leg niet alleen uit hoe je de voorraad beheert, maar ook waarom het zo belangrijk is.
   
   Met goed opgeleide medewerkers vermijd je fouten bij de invoer van gegevens, komt wanbeheer sneller aan het licht en wordt schade aan de goederen vermeden. Als je investeert in periodieke trainingen, beschikt je team over de nodige kennis voor een efficiënt voorraadbeheer.
7. Voer regelmatig inspecties uit: Voer periodieke controles uit om eventuele onregelmatigheden aan het licht te brengen. Zo kun je eventuele verliesposten aanwijzen, zoals bijvoorbeeld verspilling, diefstal of administratieve fouten. Dit kunnen zowel geplande als willekeurige controles zijn, maar er moet altijd een vergelijking worden gemaakt tussen de fysieke voorraad en de voorraadgegevens. Met software zoals Apicbase worden de actuele en de theoretische voorraadniveaus per item automatisch met elkaar vergeleken. Hierdoor wordt diefstal tegengegaan, leveranciersfraude voorkomen en blijven de voorraadgegevens up-to-date.
8. Optimaliseer de minimum- en PAR-niveaus: Stel voor elk artikel de optimale minimum- en PAR-niveaus in op basis van de gebruikspatronen en doorlooptijden. Gebruik de historische gegevens om de bevoorrading zo nauwkeurig mogelijk in te schatten.
   
   Zo leg je de nodige voorraad aan zonder te veel te bestellen, vermijd je overschotten en tekorten en zorg je ervoor dat alle vestigingen steeds de meest cruciale artikelen op voorraad hebben. Apicbase geeft je toegang tot gedetailleerde dashboards, waarmee je kunt inzoomen op het gebruik van individuele ingrediënten op specifieke tijdstippen.
9. Optimaliseer de bestelfrequentie: Bepaal de optimale frequentie van je bestellingen. Frequente bestellingen beperken de kosten voor opslag, maar kunnen wel de bestelkosten verhogen. Aan de andere kant kunnen er bij minder frequente bestellingen wel groothandelskortingen worden gegeven, omdat je dan doorgaans grotere hoeveelheden inkoopt.
   
   Optimalisatie houdt in dat je onderzoekt wat de beste aanpak is voor je bedrijf of een specifieke vestiging, dat je de voorraadniveaus op peil houdt, dat je verspilling tegengaat en dat je geen overtollige voorraden aanhoudt.
10. Voorspel de vraag op basis van gegevens: Gebruik historische verkoopgegevens, seizoensgebonden trends en marktanalyses om de vraag te voorspellen. Hiermee kun je de aankopen beter inplannen en vermijd je overschotten of tekorten in de voorraad.
    
    Met doeltreffende vraagvoorspelling beschikken alle vestigingen steeds over voldoende voorraad, waardoor voedselverspilling wordt tegengegaan. Vraagvoorspelling wordt aangeboden door Apicbase als onderdeel van de inkoopmodule.
11. Koppel je voorraad aan je leveranciers: Koppel je voorraadbeheer waar mogelijk rechtstreeks aan je leveranciers.
    
    Zo vereenvoudig je de taak van je inkoopmanagers, verzeker je de nauwkeurigheid van de bestellingen, versnel je de bevoorrading en beperk je het aantal vergissingen bij leveranciers. Geavanceerde software zoals Apicbase neemt de actuele prijzen, de beschikbaarheid van producten en de doorlooptijden van leveranciers mee in de bestelsuggesties.
12. Evalueer de prestaties van leveranciers: Je leveranciers vertrouwen is goed, maar ze controleren is beter. Controleer je leveranciers regelmatig op hun levertijden, nauwkeurigheid, productkwaliteit, markttrends en feedback van medewerkers. Tools als Apicbase bieden je dashboards waarin je kunt vergelijken wat er besteld is en wat er geleverd is, zodat je moeiteloos eventuele fouten kunt signaleren.
    
    Om fraude en fouten te voorkomen en een consistente kwaliteit en tijdige leveringen te garanderen, moet je een goede band en vertrouwen opbouwen met je leveranciers. Aarzel niet om te onderhandelen of om indien nodig op zoek te gaan naar nieuwe leveranciers.
13. Leg de nadruk op schaalbaarheid: Kies systemen en programma’s die met je bedrijf kunnen meegroeien. Naarmate je groeit, moet je over systemen beschikken die het voorraadbeheer blijven ondersteunen, zonder dat ze helemaal moeten worden herzien.
    
    Zoek naar systemen die kunnen omgaan met nieuwe vestigingen, centrale keukens, extra personeel, complexe menu’s, grotere transactievolumes en gedetailleerde gebruikersrechten zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties. Schaalbare systemen staan garant voor efficiëntie en consistentie in groeiende bedrijven.
14. Houd niet op: Blijf je voorraadrapporten en belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s) analyseren. Optimaliseer je bedrijfsvoering en pas je werkwijzen regelmatig aan op basis van veranderingen in de markt en de inzichten die je verkrijgt op basis van de beschikbare gegevens. Vraag het personeel om feedback, want zij gebruiken de systemen immers elke dag en kunnen concrete aanwijzingen geven over wat wel en niet werkt.
    
    Deze aanpak beperkt technische storingen, verhoogt de nauwkeurigheid van de voorraad en 100% bevordert de efficiëntie.

Voorraadbeheer in Restaurants: Een Casestudy over The Avocado Show

Tijdens hun snelle expansie naar Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Spanje, België en Duitsland werd The Avocado Show geconfronteerd met grote uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer. “We groeiden ontzettend snel en er werden steeds meer nieuwe winkels en franchisevestigingen geopend, waardoor er chaos ontstond in het voorraadbeheer,” herinnert operations manager Jay Greenslade zich.

“We hadden vaak niet de juiste voorraden op het juiste moment, wat tot overschotten of tekorten leidde. Dit was nefast voor onze bedrijfsvoering. Door de enorme voedselverspilling en het wanbeheer van de voorraad werd onze service continu verstoord en dat had een grote impact op onze omzet.”

Jay besefte dat er een oplossing moest komen voor de steeds groter wordende kloof tussen de theoretische en de reële food cost. “Wilden we blijven groeien, dan moesten we het voorraadbeheer in alle vestigingen optimaliseren en de chaos aan banden leggen.”

Om deze problemen aan te pakken nam The Avocado Show Apicbase in gebruik, een uitgebreide software voor voorraadbeheer. “We kozen voor Apicbase omdat het de meest geavanceerde software is voor back-of-house management. Het systeem biedt ontzettend gedetailleerde informatie over het kostenbeheer, de inkoop en het voorraadbeheer. Ook de verbinding met Lightspeed POS is waterdicht.”

De implementatie van Apicbase leidde tot aanzienlijke verbeteringen in de bedrijfsvoering. “Apicbase heeft een cruciale rol gespeeld in onze expansie en onze dagelijkse activiteiten. We kunnen nu onmiddellijk afwijkingen tussen de theoretische en de reële voorraden identificeren en minimaliseren, wat ons rendement ten goede komt.”

Jay benadrukt de impact van de software: “Apicbase heeft bijna al het papierwerk en Excel uit ons systeem gehaald. Onze gegevens zijn volledig gecentraliseerd, zodat ik steeds een duidelijk zicht op elk filiaal heb. Op die manier kunnen we proactief problemen aanpakken, zoals overschotten in de voorraad of te grote porties. De gegevens zijn zo gedetailleerd dat we zelfs het precieze ingrediënt kunnen aanwijzen dat de afwijking veroorzaakt.”

“Consistentie is van vitaal belang voor ons franchisemodel. Apicbase zorgt ervoor dat al onze vestigingen, zowel in Europa als daarbuiten, dezelfde standaarden hanteren op het gebied van voorraadbeheer.”

5 Bevoorradingskwesties Die Je Alleen aan het Licht Brengt Met Gegevensanalyses

Als je een gegevensanalist bent, dan vind je dit deel vast geweldig. Iedereen heeft het over de ‘gegevens’, maar jij weet dat het vooral om bruikbare inzichten gaat.

Gegevens zijn gewoon enkele cijfers, daarmee run je nog geen restaurant. Maar als je ze op de juiste manier samenbrengt, vertellen ze een verhaal. Ze onthullen bijvoorbeeld waarom je voorraadbeheer niet goed werkt.

We hebben reeds de variantie in de food cost, de omloopsnelheid van de voorraad en het aantal dagen op voorraad besproken. Deze cijfers brengen het volgende aan het licht:

• Hoge variantie in de food cost (met een lage ITR en hoge DSI) – een duidelijk geval van overtollige voorraden. Veel van de ingekochte producten blijven gewoon op de schappen liggen en worden verkwist, en je team gebruikt elke week opnieuw dezelfde bestellijsten. Om dit op te lossen, neem je je voorraad door, identificeer je de overschotten en stop je de bestellingen tot het product in kwestie onder het PAR-niveau zakt.

• Aanzienlijke variantie in de food cost (ITR en DSI vallen binnen de gemiddelden van de sector) – je hebt geen overtollige voorraden, maar er wordt ergens wel heel wat verspild. De boosdoeners zijn hier waarschijnlijk te veel snijafval, te grote porties of diefstal. Om dit op te lossen, controleer je een week lang het afval om vast te stellen waar er verspilling plaatsvindt. Vervolgens train je je personeel in de juiste bereidingswijzen.

• De variantie in de food cost piekt tijdens bepaalde shifts (gemiddelde ITR en DSI) – een dergelijke situatie duidt meestal (maar niet altijd) op diefstal. Het is niet uitzonderlijk dat het personeel soms een graantje meepikt – er wordt namelijk geschat dat diefstal door werknemers verantwoordelijk is voor 4% van het jaarlijkse omzetverlies in de horeca. Je kunt diefstal tegengaan door een strikter voorraadbeheer te implementeren. In extreme gevallen kan het nodig zijn om bewakingssystemen te installeren in je opslagruimtes.

• Er is enige variantie in de food cost (hoge ITR en lage DSI). In dit geval legt het team waarschijnlijk te kleine voorraden aan, wat de tevredenheid van de klant en je omzet op het spel zet. De variantie (hoewel deze niet hoog is) treedt nog steeds op omdat de voedselverspilling niet correct wordt aangepakt. Om dit op te lossen gebruik je verkoopvoorspellingen om de juiste hoeveelheden te bestellen van de producten die het snelst opraken (voeg daar een veiligheidsbuffer aan toe) en controleer je de doeltreffendheid van de maatregelen tegen voedselverspilling.

• De variantie lijkt onder controle (maar de voorraadniveaus zijn altijd laag) – Dit is een klassiek geval van te kleine voorraden. Je doet je best om voedselverspilling tegen te gaan, maar je teams moeten continu de klanten teleurstellen omdat hun favoriete gerechten niet meer op voorraad zijn (wat ten koste gaat van je omzet en reputatie). Verhoog de PAR-niveaus van je ingrediënten en voeg er een kleine veiligheidsmarge aan toe en maak na enkele weken opnieuw een balans op.

Op basis van deze (en soortgelijke) inzichten kun je consistente verbeteringen aanbrengen die de kosten drukken en de klanten tevreden houden.

Als je de tijd neemt om ze te berekenen en aan het licht te brengen (of gebruik software voor voorraadbeheer om ze onmiddellijk te bekijken), dan optimaliseer je niet alleen je inkoop, maar beschik je ook over de nodige gegevens om je menu’s beter te laten renderen en de voedselverspilling in je restaurant te beperken.

Hoe Til Je Je Voorraadbeheer Naar een Hoger Niveau?

Robuuste en nauwkeurige voorraadbeheerprocedures helpen je om het overzicht te bewaren, hoeveel filialen je ook runt. Ze zorgen bovendien voor een controletraject waarmee je eventuele fouten kunt natrekken en aanvullende gegevens kunt verzamelen om meer duidelijkheid te krijgen.

Voor een klein bedrijf zijn een paar goed gestructureerde Excel- spreadsheets, een goede band met de leveranciers en een gezamenlijke inspanning om de voorraad en de inkoop te beheren al meer dan voldoende.

Maar dat verandert naarmate je meer vestigingen, werknemers en bestellingen toevoegt.

Het wordt dan erg lastig om al die voorraden handmatig bij te houden. In dit geval biedt automatisering uitkomst. Hiervoor heb je systemen nodig die niet alleen de voorraad verwerken, maar ook de nodige gegevens genereren voor een efficiënt toezicht en beheer.

Zonder automatisering loop je het risico dat er fouten worden gemaakt, zodat de kosten stijgen en het rendement daalt, en je bedrijf uiteindelijk minder veerkrachtig wordt.

Gebruik je software voor voorraadbeheer, dan levert dat een aantal belangrijke voordelen op:

• Automatisch gegenereerde inzichten en bruikbare tips: De analytische software levert niet alleen ruwe gegevens op, maar analyseert ook je voorraden en genereert op basis daarvan nieuwe inzichten, grafieken en bruikbare tips. Zo houd je steeds de juiste hoeveelheid voorraad aan, beperk je verspilling tot een minimum en verhoog je het rendement.
• Automatische registratie van activiteiten en aanpassing van de voorraadniveaus: De software registreert automatisch alle activiteiten met betrekking tot de voorraad, zoals alle leveringen en het verbruik, waarna de niveaus automatisch worden bijgesteld. Zo beschik je steeds over actuele gegevens, zonder dat je ze handmatig hoeft in te voeren.
• Bescherming tegen verkeerde tellingen en vergissingen door personeel: De ingebouwde functies helpen om veelgemaakte fouten te voorkomen, waardoor de voorraad nog nauwkeuriger wordt bijgehouden en je je minder zorgen hoeft te maken.
• Single source of truth: Omdat al je voorraadgegevens beschikbaar zijn op één plek, beschikt je over een betrouwbare informatiebron om geïnformeerde beslissingen te nemen. Dit staat garant voor een consistentere bedrijfsvoering.
• Eenvoudige toegang tot de gegevens: De inkoop-, financiële en managementteams hebben onmiddellijk toegang tot alle gegevens die ze nodig hebben. Dit bevordert de communicatie en coördinatie aanzienlijk.

Dankzij de gecentraliseerde technologie werken de medewerkers op het hoofdkantoor en de medewerkers in de filialen steeds met dezelfde actuele cijfers, wat verwarring voorkomt en de efficiëntie bevordert.

10 Redenen Waarom Restaurants met Meerdere Vestigingen Kiezen voor Apicbase

• Uitgebreide software voor het beheer van de back-of-house: Apicbase levert één single source of truth voor alle ingrediënten, menu’s, filialen, leveranciers, voorraadbeheer, HACCP, traceerbaarheid, allergenenrapportage, voedingswaarden, prestatiecijfers en food cost.
• Gecentraliseerd gegevensbeheer: Apicbase bundelt de gegevens van alle vestigingen in één platform en zorgt zo voor uniformiteit in het menubeheer, voorraadbeheer en de prijsstelling in alle vestigingen. Deze consistentie is van essentieel belang om de beste kwaliteit en ervaring te kunnen bieden, wat op zich weer cruciaal is voor de reputatie van het merk.
• Speciaal ontwikkeld voor grootschalige horecabedrijven: Apicbase is speciaal ontwikkeld om tegemoet te komen aan de complexe behoeften van grootschalige horecabedrijven met meerdere vestigingen, waaronder ook bedrijven met centrale keukens.
• Onderscheid tussen ingrediënten en voorraadartikelen: Apicbase maakt een onderscheid tussen ingrediënten en voorraadartikelen door elk ingrediënt te koppelen aan de specifieke verpakking waarin de leverancier het ingrediënt heeft verpakt. Als een recept bijvoorbeeld 500 ml olijfolie vergt en de leverancier deze levert in flessen van 1 liter, dan houdt Apicbase nauwkeurig bij wanneer een halve fles uit de voorraad is verdwenen. Omdat het systeem zo nauwkeurig is, krijg je een duidelijk beeld op het daadwerkelijke verbruik van de voorraad, wat de inkoop vereenvoudigt en het aantal afwijkingen tot een minimum beperkt.
• Beheer van halffabricaten: Apicbase registreert zowel onbewerkte ingrediënten als halffabricaten. Als een keuken bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid marinarasaus produceert, zal het systeem de tomaten, kruiden en andere ingrediënten van de voorraad aftrekken en de bereide marinarasaus eraan toevoegen als halffabricaat. Dankzij dit systeem heb je steeds een duidelijk beeld op de voorraad van zowel de ruwe ingrediënten als de halfafgewerkte producten, waardoor het aantal onjuistheden tot een minimum wordt beperkt en problemen zoals overschotten of tekorten worden voorkomen – ideaal voor bedrijven met centrale keukens.
• Ondersteuning en onboarding op bedrijfsniveau: Klanten roemen Apicbase om zijn uitgebreide onboardingprocessen, solide ondersteuningskanalen en vriendelijke medewerkers, waardoor het een onmisbare partner is bij digitale transformatie.
• Gegevensbeveiliging: Apicbase is SOC II Type 2-compliant en voldoet daarmee aan de strengste normen voor gegevensbeveiliging, privacy, betrouwbaarheid en operational excellence.
• Rapportage en analyse: Apicbase bevat geavanceerde analyse- en rapportagetools die restauranteigenaren en managers helpen om goed geïnformeerde beslissingen te nemen. Dankzij de analyse van verkoopgegevens, de voorkeuren van klanten en de operationele efficiëntie kunnen managers tendensen signaleren, de vraag voorspellen en strategieën bijstellen om het rendement te verhogen.
• Integraties: Apicbase integreert naadloos met andere systemen, zoals point-of-sale (POS) systemen en boekhoudsoftware. Dankzij deze integratie vloeien alle gegevens soepel van het ene naar het andere platform, zodat de gegevens niet langer handmatig hoeven te worden ingevoerd en fouten tot een minimum worden beperkt. Omdat Apicbase rechtstreeks in verbinding staat met de bestaande systemen, worden allerlei processen zoals het orderbeheer, de financiële rapportage en de voorraadupdates geautomatiseerd, wat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering. Deze naadloze integratie bevordert de algemene workflow en zorgt ervoor dat de technische teams van het restaurant een coherent technologisch ecosysteem in stand kunnen houden.
• Schaalbaarheid: Apicbase ondersteunt de groei van je bedrijf. Het maakt niet uit of je meer filialen opent of gewoon het menu aanvult met nieuwe producten, Apicbase groeit met je mee. Je hoeft dus geen dure en hinderlijke upgrades te installeren.

Hervorm het Voorraadbeheer van Je Restaurant met Apicbase

Apicbase specialiseert zich in de vereenvoudiging en optimalisatie van het voorraadbeheer in restaurants.

Ons systeem levert onder meer:

• Actuele en gegevensgestuurde inzichten en aanbevelingen.
• Een hoger rendement via nauwkeurig kostenbeheer.
• Minder voedselverspilling en een bedrijfsvoering in lijn met de ESG- richtlijnen.
• Meer tevreden medewerkers dankzij de verhoogde efficiëntie.
• Een consistente en bedrijfsbrede bron van voorraadgegevens.

Klaar om je voorraadbeheer te upgraden?

Vraag vandaag nog een demo aan

En zorg voor efficiënt, schaalbaar en betrouwbaar voorraadbeheer in je restaurants.

Zie Apicbase in actie

Veelgestelde vragen

Wat is de beste methode voor het voorraadbeheer in restaurants?

De meeste professionals beschouwen FIFO als de beste methode. Met de First-in, First-out-methode zorg je ervoor dat de oudste voorraad eerder wordt gebruikt dan de nieuwere voorraad. Dit is erg belangrijk als je optimaal gebruik wilt maken van bederfelijke goederen en verspilling tot een minimum wilt beperken. Deze methode kan worden gebruikt in zowel periodiek als doorlopend voorraadbeheer en is vooral bedoeld om de kwaliteit van de geserveerde gerechten te waarborgen.

Hoeveel voorraad moet een restaurant hebben?

Er is geen algemene regel voor de optimale voorraadniveaus. De ideale balans ligt ergens tussen voldoende voorraad om tegemoet te komen aan de vraag en een minimale voorraad die verspilling en bijkomende kosten belet. Deze balans verschilt per restaurant, zelfs binnen dezelfde keten. Om de optimale voorraadniveaus aan te houden, moeten er regelmatig aanpassingen worden gemaakt op basis van verkoopgegevens, seizoensgebonden trends en het verbruik.

Wie is verantwoordelijk voor de voorraad in een restaurant?

In een restaurant ligt de verantwoordelijkheid voor het voorraadbeheer meestal bij een aantal belangrijke functies:

• Managers en chef-koks: Zij houden voornamelijk toezicht op de voorraad, zoals het bestellen en bijhouden van de voorraad om vraag en aanbod efficiënt op elkaar af te stemmen.
• Hulpkoks en keukenpersoneel: Deze teamleden voeren specifiekere taken 100% uit, zoals het voorraadbeheer op hun werkplek en de controle van nieuwe leveringen.
• Shift managers: In quick-service restaurants houden zij tijdens hun dienst vaak de voorraad in de gaten, zodat ze steeds de beschikbaarheid van de ingrediënten kunnen waarborgen.
• Gespecialiseerd voorraadpersoneel: Grotere restaurants of horecabedrijven vertrouwen soms op gespecialiseerd personeel dat zich uitsluitend richt op het voorraadbeheer.
• Samenwerkingen: Om een doeltreffend voorraadbeheer te garanderen, worden vaak verschillende medewerkers ingezet om nauwkeurige voorraadlijsten bij te houden.

Welke functies moet een systeem voor voorraadbeheer bevatten?

Bij de keuze van een systeem voor voorraadbeheer moet je vooral op de volgende eigenschappen letten:

• Integratiemogelijkheden: Het systeem moet naadloos integreren met je bestaande POS en andere softwaresystemen.
• Actuele voorraadniveaus: Kies een systeem dat de actuele voorraadniveaus weergeeft, zodat je altijd meteen de juiste beslissingen kunt nemen.
• Gebruiksgemak: De interface moet gebruiksvriendelijk zijn, zodat medewerkers van alle niveaus er goed mee kunnen werken.
• Rapportage en analyses: Let op rapportagefuncties die diepgaande inzichten bieden in de voorraadtrends, de kosten en de toekomstige behoeften.
• Bestel- en inkoopbeheer: Het systeem moet eenvoudige besteltrajecten bieden en kunnen integreren met leveranciers.
• Kostenbeheer: Het systeem moet de nodige functies bieden voor gedetailleerde kostenanalyses, waaronder de berekening van de receptkosten en de registratie van verspilling, zodat het rendement beter kan worden beheerd.
• Schaalbaarheid: Zorg ervoor dat het systeem kan groeien, een groter volume kan verwerken en zich kan aanpassen aan eventuele veranderingen in je bedrijfsmodel.
• Ondersteuning en training: Kies voor een bedrijf dat uitgebreide ondersteuning en training biedt, zodat het systeem moeiteloos kan worden geïmplementeerd.
• Mobiele toegankelijkheid: Met een systeem of app die toegankelijk is op een tablet of telefoon kunnen de voorraden op afstand worden geteld en beheerd, wat vooral handig is voor grotere bedrijven.