6 Phasen der digitalen Transformation in der Gastronomie – der Stufenplan zur digitalen Reife (ohne bei Schritt 2 hängen zu bleiben)

Bald wird jedes Gastgewerbe zu 100 % datengesteuert sein.

In welcher Phase der digitalen Transformation befindet sich Ihr Unternehmen und was müssen Sie tun, um die Vorteile der nächsten Phase zu nutzen?

Lassen Sie es uns herausfinden.

Von Online-Bestellungen über Treueprogramme bis hin zu Beschaffungssoftware – Restaurants implementieren schnell neue Technologien, um einerseits das Gästeerlebnis zu verbessern und andererseits die explodierenden Lebensmittelkosten und die Personalfluktuation einzudämmen.

Aufstrebende Geschäftsmodelle wie Dark Kitchens sind bereits auf die digitale Betriebsweise umgestiegen. Sie wissen: Was gemessen wird, lässt sich regulieren. Und es wird alles gemessen.

Der Zustrom klarer Echtzeitdaten ermöglicht es dem Management, vor Ort rationale Entscheidungen zu treffen.

Der Rest der Gastronomiebranche holt jedoch schnell auf.

In der Gastronomiebranche ist es entscheidend, Live-Daten jederzeit betriebsbereit abrufen zu können.

Lennert De Jong
Chief Commercial Officer, citizenM Hotels (Quelle)

Die Sache ist die, neue Unternehmen können vom ersten Tag an mit einer digitalen Strategie vorangetrieben werden. Alle anderen müssen eine digitale Transformation (DT) durchlaufen.

Im Jahr 2016 erstellten die Business-Analysten von Prophet ein Reifegradmodell, mit dem Unternehmen beurteilen können, wo sie sich auf ihrem DT-Stufenplan befinden. Wenn sie denn überhaupt einen haben. Seitdem haben globale Organisationen wichtige Erkenntnisse aus diesem Modell extrapoliert und auf ihre verschiedenen Operationen angewendet.

Heute übertragen wir dieses Reifegradmodell (und seine sechs Stufen der digitalen Transformation) auf die Gastronomiebranche.

Es wird Ihnen helfen, zwei geschäftliche Wachstumsziele zu erreichen:

• Festzustellen, wie weit Sie mit der DT vorangekommen sind und
• herauszufinden, was Sie erreichen möchten.

Einer unserer letzten Beiträge bietet einen umfassenden Überblick über die digitale Transformation in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie. [Den haben Sie noch nicht gelesen? ← ← ← Hier erhalten Sie einen Überblick über die Prozesse, die zu DT in der Gastronomie führen. Nehmen Sie sich die Zeit, es lohnt sich].

Obwohl dieser große Überblick für das Verständnis des Konzepts der digitalen Transformation (und dessen Bedeutung) wertvoll ist, haben Sie danach eventuell Fragezeichen im Kopf.

Auf dieser Ebene scheint DT unmöglich. Es scheint völlig unmöglich, ein Restaurant mit mehreren Standorten, eine Kette von Geisterküchen oder ein großes Cateringunternehmen in eine Organisation zu verwandeln, die auf allen Ebenen datenbasierte Entscheidungen treffen kann.

Aber… Ich verspreche Ihnen, so ist das nicht.

In diesem Beitrag analysieren wir den Stufenplan mit den 6 Schritten zur digitalen Transformation.

Wenn Sie die Besonderheiten dieser Phasen kennen, können Sie herausfinden, wie weit der DT-Prozess in Ihrem Betrieb fortgeschritten ist und worauf Sie sich als nächstes konzentrieren müssen.

Die 6 Phasen der digitalen Transformation in der Gastronomie

Die Studie von Prophet unterteilt die digitale Reife in 6 verschiedene Phasen. Wo auf dieser Linie Ihr Gastronomiebetrieb liegt, hängt von Ihren digitalen Zielen ab und davon, wie sehr Sie bereits darauf hinarbeiten.

Es handelt sich dabei immer um einen vielschichtigen Aufwand. Keine Organisation kann mit nur einem Teil ihres Geschäfts eine hohe digitale Reife [sagen wir Stufe 5] erreichen, während andere Teile noch bei Stufe 1 feststecken.

Das klappt niemals.

Um in der Gastronomie mit DT erfolgreich zu sein, benötigen Sie die Unterstützung Ihrer Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeiter. Sie müssen auch einen multidisziplinären Ansatz verfolgen, der Führung und Mitarbeiter, Technologie und Prozesse sowie Daten und Analysen vereint.

Werfen wir also einen genaueren Blick auf diese sechs Phasen der digitalen Transformation der Gastronomie und wie Sie jede davon erfolgreich meistern können.

Lesen Sie unter der Infografik des Stufenplans weiter.

Ich unterteile jede Phase in „Menschen“ , „Prozesse“ & „Analysen“ und erkläre, wie man die jeweiligen Phasen der digitalen Transformation in der Gastronomie meistert.

Stufe 1 – Alles wie gehabt

Eine vorhersehbare Altperspektive führt Sie durch alle anstehenden Schritte von der Ausarbeitung der Speisekarte bis hin zur Skalierung und Eröffnung neuer Standorte. Die Einstellung und Arbeitsweise laufen nach dem Motto „Das haben wir schon immer so gemacht“.

• Führung & Menschen:

Ihre Aufgabe ist es, DT-Erfolgsgeschichten aus dem Gastronomiesektor zu erzählen, zu beleuchten und zu vermitteln. Suchen Sie nach Fallstudien zu Ihren Mitbewerbern und zeigen Sie den Spitzenkräften die Vorteile einer Investition in diese Initiativen so früh wie möglich auf.

• Technik & Prozesse:

Machen Sie eine Bestandsaufnahme von Technologie und Prozessen – verwenden Sie Altsysteme, die Ihre Daten isoliert verarbeiten? Ist Ihre Technik ineffizient? Wie fehleranfällig sind Ihre Prozesse? (Und was kostet Sie das?)

• Daten & Analyse:

Sind die Entscheidungen bezüglich der Gastronomie erkenntnisgesteuert? Welche Daten speichern Sie nicht, die Sie eigentlich sammeln sollten?

When you look at things from the F&B perspective, if your tech is legacy ERP-based, you’re left with DRIP [data-rich, information-poor] stuff. This means that your operational ecosystem is ripe for an AI-ready restaurant management platform.

Stufe 2 – Anwesend & aktiv

Ihr Betrieb entdeckt die Vorteile der digitalen Transformation [und KI-unterstützter Technologien und Prozesse]. Im Bereich der Gastronomie kommen langsam gewisse Innovationen auf – denken Sie an die Digitalisierung der Inventur oder Beschaffung basierend auf Absatzprognosen.

• Führung & Menschen:

Nutzen Sie diese Innovationen, um Fallstudien zu erstellen. Laden Sie Gastredner ein, um andere Führungskräfte über die Vorteile der digitalen Transformation zu informieren. Und stellen Sie ein Team zusammen, um Ihren Strategieplan für die digitale Transformation [Prozesse in der Gastronomie + Technologie + potenzielle unternehmensweite Projekte] zu entwerfen.

• Technik & Prozesse sowie Daten & Analysen:

Setzen Sie Technologie des Küchenbetriebs ein, um Daten ausschließlich an ausgewählten Standorten zu sammeln und so Lücken ausfindig machen zu können.

Wählen Sie einen Standort, überholen Sie Prozesse, verfolgen Sie die Leistung und überwachen Sie Änderungen des Lebensmittelkostenprozentsatzes, der Bestandsabweichung und der Lebensmittelverschwendung. [Übrigens können Sie Apicbase verwenden, um einige der zeitaufwändigeren Aufgaben in Ihrem Gastronomiebetrieb zu automatisieren, wie z. B. das Nachverfolgen von Lagerbeständen.]

Stufe 3 – Formelle Ausarbeitung

Hier beginnt die eigentliche Veränderung. Eine sich für den Wandel engagierende Führungskraft [in der Gastronomie sind das normalerweise Sie – ein kostenbewusster COO/ein hochrangiger Gastronomieleiter] beginnt mit der Ausführung. Kleine Budgets werden zur Verfügung gestellt… aber Ergebnisse müssen schnell folgen.

• Führung & Menschen:

Formalisieren Sie Ihre DT-Bemühungen, indem Sie ein Team zusammenstellen. Überwinden Sie die wichtigsten Einwände und sichern Sie Budgets für Pilotprogramme – arbeiten Sie mit Personal-, Finanz- und IT-Abteilungen zusammen, um ein multidisziplinäres Team aufzubauen.

• Technik & Prozesse:

Beginnen Sie damit, Alttechnologie [modifizierte ERPs und Einzellösungen] durch plattformbasierte Lösungen zu ersetzen, die die Küchenbereiche Ihrer verschiedenen Betriebe verbinden können.

Stellen Sie technische Lösungen bereit, die miteinander kommunizieren können – im Fall von Apicbase bedeutet dies, Verknüpfungen mit Ihren HR-Systemen herzustellen, um Schichten und Dienstpläne zu erstellen, die die Arbeitskosten senken, oder eine Verbindung mit Ihrem POS-System einzurichten, um Planung und Prognosen einfacher und datenbasiert zu gestalten.

Überarbeiten Sie Prozesse mit Blick auf die neue Technologie, die Sie derzeit verwenden. Automatisieren Sie, was Sie können, führen Sie neue, digital fortschrittliche Prozesse ein und entscheiden Sie, was gehen muss. (Stellen Sie sich Apicbase als Ihr Rosetta Stone vor – Sie geben Rezepte ein, die dann automatisch entsprechend den gewünschten Mengen in Stücklisten übersetzt werden. Die Stücklisten werden wiederum in genaue Bestellungen übersetzt).

• Daten & Analyse:

Identifizieren Sie Lücken in Ihrer Datenerfassung und arbeiten Sie daran, diese zu schließen (Rezepte, Lager, Verkauf). Mithilfe von Technologie sollten Sie jetzt komplexe manuelle Berechnungen wie die tatsächlichen Lebensmittelkosten oder Stücklisten automatisiert haben. Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit der IT und anderen Abteilungen ein individuelles Analyse-Dashboard.

Stufe 4 – Strategie

Um in Ihrem Unternehmen das Vorhaben einer digitalen Transformation weiter voranzutreiben, müssen Sie strategische Partnerschaften eingehen. Es bedeutet, mit anderen Führungskräften zusammenzuarbeiten (ein Buy-in von Ihrem CTO, CFO und CPO wird Ihnen das Leben erleichtern). Ganze Teams arbeiten an DT-Projekten und die Budgets sind beträchtlich.

• Führung & Menschen:

Die gesamte Organisation sollte sich nun darauf konzentrieren, DT-Engpässe zu beseitigen. Drängen Sie auf größere Budgets und gewagtere Projekte. Nutzen Sie Erfolgsgeschichten aus Ihren Experimenten, um sich die Zustimmung von Führungskräften zu sichern.

• Technik & Prozesse:

In der Gastronomie wird der Betrieb des Küchenbereichs nun von einer zentralen Plattform verwaltet. Zum Beispiel kann Apicbase Ihren gesamten Küchenbetrieb steuern (entweder durch integrierte Module oder Integrationen), was bedeutet, dass Alt- und Einzelsysteme keine Verwendung mehr finden.

Führen Sie neue Prozesse und Technologien an allen Standorten ein. Wenn Sie etwas testen, wenden Sie die ‘Fail-Fast’- Mentalität an [Ihre Prozesse sollten so schnell wie möglich skalierbar sein].

• Daten & Analyse:

Alles von POS und HR bis hin zu Lieferantenbeziehungen und dem Wetter sollte in die Managementplattform Ihres Küchenbetriebs einfließen und Ihre Erkenntnisse und Vorschläge sollten Sie auch in das System einspeisen.

Daten- und Analyseexperten sollten direkt an die C-Level-Führungskräfte berichten. Das stellt sicher, dass entscheidende Geschäftsinformationen nicht auf einer der unteren Ebenen verloren gehen.

Schritt 5 – Umfassend

Zu diesem Zeitpunkt sitzt der Chief Digital Transformation Officer am Führungstisch. Das liegt daran, dass die digitale Technologie das Rückgrat von allem ist, was Ihr Unternehmen macht. Neue Rollen werden eingeführt, und der Betrieb als Ganzes greift bei der Entscheidungsfindung auf aussagekräftige Daten zurück.

• Führung & Menschen:

Personen, die die Veränderungen vorantreiben und frühe Verfechter der DT sind jetzt die Leiter der Betriebsstrategie. Ziel ist es, Synergien zwischen Pilotprogrammen zu finden, die digitalen Punkte zu verbinden und die Einführung Ihrer digitalen Strategie zu erleichtern.

Neue Mitarbeiter sollten alle über digitale Kenntnisse verfügen und die neue Infrastruktur unterstützen [denken Sie an Experten für KI und maschinelles Lernen, Innovatoren und Zukunftsforscher].

• Technik & Prozesse:

Die gesamte derzeit verwendete Technologie ist Cloud-basiert – die Grenze zwischen Technologie und Prozessen ist verwischt, da die meisten Aktionen keine Ausführung und Überwachung erfordern, sondern nur eine Genehmigung.

Apicbase erkennt beispielsweise die für Pasta Bolognese benötigten Zutatenmengen ➡ das System erstellt eine Stückliste ➡ berechnet sofort die Mengen ➡ wählt den besten Lieferanten basierend auf Verpackungsoptionen und Lieferzeiten ➡ erstellt automatisch eine Bestellung, die nur noch genehmigt werden muss.

• Daten & Analyse:

Beginnen Sie mit dem Testen eines Prozesses, der Datenpunkte aus unterschiedlichen Quellen verwendet [denken Sie intern – Anbieter, Rezepte und extern – aktuelle Ereignisse, Wetter], um bessere Geschäftsprognosen zu treffen.

Setzen Sie zusätzlich zur Ihrer Technik/Ihren Daten vermehrt KI und maschinelles Lernen ein, um Ihre Technologie im Küchenbereich bei der Automatisierung komplexerer Aktionen zu unterstützen (automatische Anbieterauswahl, Bewertungen bei der Auswahl des Anbieters).

Verwenden Sie immer genauere Daten und Erkenntnisse, um zu experimentieren und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Erstellen Sie beispielsweise automatisierte oder halbautomatische Gastronomie-Kioske außerhalb Ihrer Hauptstandorte (oder führen Sie einen Lieferservice ein, arbeiten Sie mit Cloud Kitchens und ähnliches).

Stufe 6 – Innovativ & anpassungsfähig

In Ihrem Gastronomiebetrieb ist ständige Innovation eine Lebenseinstellung. Sie überwachen Trends; Sie führen Pilotprogramme durch [intelligente digitale Speisekarten, Robotik-Kellner, vollautomatisierte Küchen] und Sie skalieren mit Erfolg. Diese innovative Denkweise ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsmodelle zu diversifizieren und neue Einnahmequellen schneller als je zuvor zu schaffen.

In der sechsten Phase Ihrer digitalen Transformation der Gastronomie wird nicht nur Ihr Gastronomiebereich neu erfunden – Ihr gesamtes Unternehmen hat sich in einen lebhaften, pulsierenden, digital transformierten Organismus verwandelt.

An diesem Punkt ist DT in der DNA Ihrer Kultur verankert. Neue und alte Mitarbeiter verfügen über erhebliche digitale Fähigkeiten. Und Ihre Technologie, Prozesse, Mitarbeiter, Führung und Analysen dienen alle demselben Ziel: Innovation zu unterstützen. Um zu experimentieren und zu iterieren. Und zu übernehmen, was funktioniert und was nicht funktioniert.

Noch ist kein einziger Gastronomiebetreiber an diesem Punkt angekommen… aber wir bei Apicbase setzen alles daran, dass es bald soweit sein wird.

Ihre digitale Transformation in der Gastronomie steht kurz bevor… Und sie muss irgendwo anfangen.

Und dafür ist die Zeit jetzt gekommen.

Sie wissen jetzt, dass Ihre digitale Transformation der Gastronomie im Endstadium Ihren gesamten Betrieb umfasst.

Das ist ein ernüchternder Gedanke, der zugleich auch etwas überwältigend ist. Vor allem, wenn Sie bedenken, dass verschiedene Bereiche Ihres globalen Betriebs diesen Prozess nicht alle im gleichen Tempo durchlaufen. Ihr Kundensupport kann Ihrer Personalabteilung durchaus einen Schritt voraus sein. Und Ihr Marketing kann allen anderen Bereichen meilenweit voraus sein.

Allerdings sollten Sie sich vor allem auf den Kern Ihres Geschäfts – insbesondere Ihre auf die Gastronomie bezogenen Aktivitäten und der Küchenbetrieb – konzentrieren. Damit machen Sie den entscheidenden Schritt, wenn Sie

• eine Restaurantkette, 
• ein großer Hotelbetreiber oder 
• ein Cateringunternehmer sind.

Sie müssen sich dabei lediglich auf diesen oft vernachlässigten Bereich konzentrieren – Ihre Abläufe im Küchenbetrieb. Optimieren Sie diese, bis sie erstklassig sind. Eine DT-Erfolgsgeschichte.

Danach folgt dann der Rest Ihrer Abläufe und Prozesse.

Also lassen Sie uns von der Theorie wegkommen… und unsere Energie da einsetzen, wo sie benötigt wird.

Wenn Sie nach einer Anleitung für die digitale Transformation in der Gastronomie suchen – einem Leitfaden, der Ihnen erklärt, welche Maßnahmen Sie nacheinander ergreifen müssen, um Ihren Küchenbetrieb zu optimieren – befolgen Sie unsere einfach umsetzbaren Schritte.